ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΑΝΑΛΗΨΗ ΤΗΣ ΔΙΟΡΓΑΝΩΣΗΣ
Α. ΓΕΝΙΚΑ
- Σύμφωνα με την προκήρυξη, η τελική φάση θα διεξαχθεί από 16 έως 18 Απριλίου 2011 (Σάββατο πρωί μέχρι Μ.Δευτέρα μεσημέρι). Οι δικαιούμενοι πρόκρισης είναι 691 μαθητές και μαθήτριες για το ατομικό και 87 ομάδες (τετραμελείς) για το ομαδικό πρωτάθλημα.
- Από το πρόγραμμα προκύπτουν δύο τουλάχιστον διανυκτερεύσεις για τους αγωνιζόμενους, τους συνοδούς και τους όποιους παράγοντες.
- Από προηγούμενη εμπειρία υπολογίζεται ότι θα πρέπει να υπάρξει πρόβλεψη για τη διανυκτέρευση 1700 έως 2000 ατόμων (700-800 δωμάτια).
- Η ομοσπονδία διατηρεί το δικαίωμα αλλαγής των ημερομηνιών. Σε περίπτωση που η διοργάνωση έχει ήδη ανατεθεί, οι ημερομηνίες μπορούν να αλλάξουν μόνο ύστερα από σύμφωνη γνώμη του διοργανωτή.
- Η ομοσπονδία διατηρεί το δικαίωμα να πραγματοποιήσει ή ίδια τις διοργανώσεις χωρίς να προχωρήσει σε ανάθεση.
Β. ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΔΙΟΡΓΑΝΩΣΗΣ
Οι ενδιαφερόμενοι φορείς (ενώσεις, τοπικές επιτροπές, σύλλογοι κλπ.) θα πρέπει να εξασφαλίσουν:
1. ΠΡΟΣΩΠΙΚΟ: 32 περίπου διαιτητές συνολικά, υπολογίζοντας 2 τουλάχιστον ανά κατηγορία ( 11 όμιλοι ), συν τους 2 βοηθούς επικεφαλής ανά τομέα ( Δημοτικά και Γυμνάσια, Λύκεια), τον επικεφαλής διαιτητή ( chief arbiter ) και επιπλέον 2 για τις κληρώσεις. Επιπλέον περίπου 5 άτομα για τη μηχανογράφηση της διοργάνωσης (internet, γραφείο τύπου κλπ.). Γενικά, μαζί με τους υπεύθυνους διοικητικής μέριμνας ( γραμματεία, διευθυντής αγώνων, παρατηρητής αγώνων κλπ.), το προσωπικό θα είναι τουλάχιστον 45 άτομα.
Ο επικεφαλής διαιτητής ορίζεται από την ΚΕΔ. Οι υπόλοιποι διαιτητές ορίζονται από την ΚΕΔ, λαμβάνοντας υπόψιν τη γνώμη του Επικεφαλής Διαιτητή καθώς και τις τυχόν προτάσεις του διοργανωτή.
Το υπόλοιπο προσωπικό ορίζεται από τον διοργανωτή, με τη σύμφωνη γνώμη της ΕΣΟ.
Ο διευθυντής αγώνων ορίζεται από τον διοργανωτή, με τη σύμφωνη γνώμη της ΕΣΟ.
Ο παρατηρητής των αγώνων ορίζεται από το ΔΣ της ΕΣΟ και έχει ως αποκλειστική αρμοδιότητα τον έλεγχο και την παρακολούθηση της εκτέλεσης των όρων της συμφωνίας ανάθεσης για τη διοργάνωση καθ΄ όλη τη διάρκεια των αγώνων.
Είναι απαραίτητη η παρουσία ιατρού των αγώνων με μέριμνα του διοργανωτή ενώ πρέπει απαραιτήτως να υπάρχει στο χώρο των αγώνων φαρμακείο άμεσης ανάγκης και σε εμφανές μέρος να αναγράφεται το ονοματεπώνυμο και το τηλέφωνο του ιατρού.
2. ΥΛΙΚΟ: Ο διοργανωτής πρέπει να μεριμνήσει για τη μεταφορά με δικά του έξοδα όλου του απαραίτητου υλικού και εξοπλισμού που διατίθεται από την ομοσπονδία ( τουλάχιστον 400 χρονόμετρα, 400 σετ σκακιέρες και κομμάτια). Επιπλέον πρέπει να μεριμνήσει για καρέκλες και τραπέζια για 800 περίπου άτομα (παίκτες, προσωπικό).
3. ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΣΗ : Ο διοργανωτής είναι υποχρεωμένος να έχει πλήρη μηχανογραφική υποστήριξη στη διάθεση του επικεφαλής διαιτητή, της γραμματείας, του γραφείου τύπου και του internet.
(ηλεκτρονικoί υπολογιστές, εκτυπωτές, φωτοτυπικά, fax κλπ.).
4. INTERNET: Ο διοργανωτής είναι υποχρεωμένος να διαμορφώσει ειδική ιστοσελίδα για τα πρωταθλήματα, με αναλυτικά αποτελέσματα, βαθμολογίες, κλπ.
5. ΓΡΑΦΕΙΟ ΤΥΠΟΥ : Ο διοργανωτής είναι υποχρεωμένος να στελεχώσει γραφείο τύπου για την καθημερινή ενημέρωση των ΜΜΕ με δελτία τύπου, συνεντεύξεις κλπ.
6. ΠΡΟΒΟΛΗ ΔΙΟΡΓΑΝΩΣΗΣ: Ο διοργανωτής είναι υποχρεωμένος να μεριμνήσει για την προβολή της διοργάνωσης με τον καλύτερο τρόπο (εκτύπωση αφισών, ανάρτηση πανώ, ΜΜΕ).
7. ΞΕΝΟΔΟΧΕΙΑ για 1700 έως 2000 άτομα ( ισχύει για περιπτώσεις εκτός Αθηνών/Θεσσαλονίκης ):
Τουλάχιστον Α! κατηγορίας με δωμάτια (μονόκλινα, δίκλινα και τρίκλινα) που να διαθέτουνοπωσδήποτε :
α1). Κλιματισμό ανάλογα με την εποχή (ψύξη ή θέρμανση)
α2). Ζεστό νερό συνεχώς
α3). Τηλεφωνική σύνδεση
α4). Τηλεόραση
β). ΣΥΓΚΟΙΝΩΝΙΑ ( ισχύει για περιπτώσεις εκτός Αθηνών/Θεσσαλονίκης): Αν η απόσταση ενός ή περισσοτέρων ξενοδοχείων από την αίθουσα των αγώνων είναι μεγαλύτερη από 800 μ. ( περπάτημα 10- 15 λεπτών), ο διοργανωτής είναι υποχρεωμένος να εγκαταστήσει υπηρεσία συγκοινωνίας που θα συνδέει τα ξενοδοχεία με την αίθουσα των αγώνων στο χρονικό διάστημα τουλάχιστον μισή ώρα πριν από την έναρξη και μέχρι μισή ώρα μετά τη λήξη των αγώνων, ώστε να εξασφαλίζεται η απρόσκοπτη και έγκαιρη μεταφορά όλων των αγωνιζόμενων από και προς τον αγωνιστικό χώρο.
Η παραπάνω συγκοινωνιακή σύνδεση θα προσφέρεται δωρεάν σε κάθε πρόσωπο που συνδέεται με τους αγώνες (αθλητές, συνοδοί, διαιτητές, προσωπικό της διοργάνωσης, κλπ.), στη δε προσφορά του διοργανωτή θα περιλαμβάνεται συγκεκριμένο χρονοδιάγραμμα σύνδεσης και θα διασφαλίζεται ρητά η λειτουργία του συστήματος συγκοινωνίας.
γ). ΑΙΘΟΥΣΕΣ ΑΓΩΝΩΝ: Τουλάχιστον 1200 τμ, αν είναι δυνατόν ενιαία, κλιματιζόμενη, με καλό φωτισμό και χωρίς ενοχλητικούς περιβαλλοντικούς θορύβους.
δ). ΓΡΑΦΕΙΑ: Ιδιαίτερα γραφεία για τη γραμματεία αγώνων, τον επικεφαλής διαιτητή, το γραφείο τύπου και τοinternet.
ε). ΑΙΘΟΥΣΑ ΑΝΑΜΟΝΗΣ ΣΥΝΟΔΩΝ: Χώρους αναμονής για 500-600 περίπου άτομα σε κοντινή απόσταση από την αίθουσα αγώνων.
στ) ΑΙΘΟΥΣΑ ΠΑΡΑΛΛΗΛΩΝ ΕΚΔΗΛΩΣΕΩΝ: Τουλάχιστον 300 τμ, αν είναι δυνατόν ενιαία, κλιματιζόμενη, με καλό φωτισμό και χωρίς ενοχλητικούς περιβαλλοντικούς θορύβους.
ζ). ΔΙΑΤΡΟΦΗ (ισχύει για περιπτώσεις εκτός Αθηνών/Θεσσαλονίκης ) : Το εστιατόριο του ξενοδοχείου να καλύπτει τις ανάγκες 1700 έως 2000 ατόμων. Το γεύμα και το δείπνο με μπουφέ τριών τουλάχιστον φαγητών εφάμιλλο με τις προδιαγραφές του ξενοδοχείου.
Οι ώρες του πρωινού, γεύματος και δείπνου θα καθορισθούν από την ΕΣΟ, σε συνεργασία με τους διοργανωτές.
η). ΒΟΗΘΗΤΙΚΟΙ ΧΩΡΟΙ: Επάρκεια σε τουαλέτες, κυλικείο.
8. ΔΙΟΡΓΑΝΩΤΙΚΕΣ ΔΑΠΑΝΕΣ: Ο διοργανωτής σε κάθε περίπτωση αναλαμβάνει να καλύψει τις παρακάτω δαπάνες και υποχρεώσεις:
—Δαπάνες οδοιπορικών επιθεώρησης εγκαταστάσεων (φιλοξενία).
—Μεταφορά, πλήρης φιλοξενία και αμοιβή του προσωπικού (διαιτητές, γραμματεία, internet, γραφείο τύπου κλπ. Οι διαιτητές αμείβονται με 120 € για τους 9 γύρους. Ο επικεφαλής διαιτητής αμείβεται μετά από συμφωνία του με τον διοργανωτή.
—Πλήρης φιλοξενία σε μονόκλινο δωμάτιο, τριών μελών του ΔΣ της ΕΣΟ, εκ των οποίων ο ένας είναι ο Παρατηρητής των Αγώνων.
—Διάθεση αιθουσών.
—Εξεύρεση και μεταφορά υλικού.
—Έντυπο υλικό διοργάνωσης (αφίσες, πανώ, παρτιδόφυλλα, γραφική ύλη, κλπ.)
—Ενημέρωση ΜΜΕ
—Αγορά επάθλων (κύπελλα, μετάλλια, αναμνηστικά κλπ.).
—Τελετές έναρξης (προαιρετικά) – λήξης.
Γ. ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ
1. Η αξιολόγηση των προσφορών θα γίνει με τα αναγραφόμενα κριτήρια :
Α. Οι προσφερόμενες τιμές διαμονής και διατροφής.
Β. Ενιαίο ξενοδοχειακό συγκρότημα για τη διαμονή όλων και την τέλεση των αγώνων.
Γ. Αγωνιστικός χώρος μεγαλύτερος από 1200 τμ στο ίδιο κτήριο του ξενοδοχειακού συγκροτήματος.
Δ. Περιφερειακοί χώροι (σαλόνια, καφετέριες) ικανοί να εξασφαλίσουν την άνετη παραμονή γονέων
και συνοδών, κοντά στον αγωνιστικό χώρο.
Ε. Η ποιότητα των τεχνικών και διοργανωτικών συνθηκών.
ΣΤ. Ο προγραμματισμός παράλληλων εκδηλώσεων (διαλέξεις, σιμουλτανέ, σεμινάρια, εκθέσεις κλπ.).
Ζ. Μεταξύ περίπου ισάξιων προσφορών θα προτιμηθεί η προσφορά με την ανώτερη κατηγορία
ξενοδοχείου.
2. Οι προσφορές θα περιλαμβάνουν αναλυτικά τις προσφερόμενες τιμές για μονόκλινο, δίκλινο και τρίκλινο δωμάτιο στα προτεινόμενα ξενοδοχεία, για τους αθλητές και τους συνοδούς καθώς και τις προσφερόμενες τιμές για τα προτεινόμενα μέσα μεταφοράς.
3. Η αξιολόγηση των προσφορών θα γίνει από την Επιτροπή Αξιολόγησης Προσφορών της ΕΣΟ.
4. Οι προσφορές υποβάλλονται σφραγισμένες στην προθεσμία που ορίζεται στη συνέχεια. Ανοίγονται κατά την διάρκεια της συνεδρίασης της Επιτροπής.
5. Μετά την επιλογή της καλύτερης προσφοράς και πριν την τελική απόφαση θα γίνει επιθεώρηση του ξενοδοχείου από μέλη της Επιτροπής και τον Πρόεδρο του ΔΣ της ΕΣΟ, προκειμένου να διαπιστωθούν όσα αναγράφονται στην προσφορά. Αμέσως μετά παίρνεται η τελική απόφαση. Αν είναι αρνητική, γίνεται η ίδια διαδικασία για τη δεύτερη πρόταση αν υπάρχει, διαφορετικά επανεξετάζεται η πρώτη προσφορά με επαναδιαπραγμάτευση για την βελτίωση των συνθηκών.
6. Η Ε.Σ.Ο. δεν δεσμεύεται να αναθέσει τη διοργάνωση στον μειοδότη.
Δ. ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΑ
1. Κάθε προσφορά πρέπει να κατατεθεί μέχρι και την Δευτέρα 17 Ιανουαρίου 2011 και ώρα 13.00΄ στην ΕΣΟ και να συνοδεύεται από παράβολο συμμετοχής ύψους 100 ευρώ καταβλητέο με οποιονδήποτε από τους αποδεκτούς τρόπους καταβολής παραβόλου (απευθείας στην ΕΣΟ, επί αποδείξει στο λογαριασμό τραπέζης της ΕΣΟ: ΕΤΕ 080/480580-13 ή με ταχυδρομική επιταγή) που εκπίπτει υπέρ της ΕΣΟ.
2. Μετά την ανάθεση της διοργάνωσης πρέπει εντός 3 εργασίμων ημερών να κατατεθεί εγγυητική επιστολή ή απ΄ ευθείας κατάθεση στο λογαριασμό της ΕΣΟ ποσού 4.000 ευρώ. Η εγγύηση επιστρέφεται μετά την έγκριση του απολογισμού της διοργάνωσης από το ΔΣ της ΕΣΟ (με την αίρεση της παρ. Ε.2).
3. Επιτρέπεται διάρκεια δεσμευτικής προσφοράς για περισσότερα από ένα χρόνια και μπορεί να ανατεθεί για δύο συνεχόμενες χρονιές μόνο εφόσον η ΕΣΟ μείνει ικανοποιημένη από τις αγωνιστικές και οργανωτικές συνθήκες που προσφέρθηκαν από τον διοργανωτή.
Ε. ΑΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΔΙΟΡΓΑΝΩΣΗΣ
- Μετά το πέρας της διοργάνωσης κατατίθεται στο ΔΣ της ΕΣΟ έκθεση του παρατηρητή και του διοργανωτή εντός 5 εργασίμων ημερών.
- Το ΔΣ στην επόμενη συνεδρίασή του εξετάζει τον απολογισμό της διοργάνωσης και σε περίπτωση μη καλής εκτέλεσής της σύμφωνα με την προσφορά, διατηρεί το δικαίωμα να επιβάλλει ποινική ρήτρα στον διοργανωτή, η οποία αν είναι οικονομικής φύσης θα παρακρατηθεί από την καταβληθείσα εγγύηση. Το ύψος της παρακράτησης θα αποφασιστεί ύστερα από εισήγηση της Επιτροπής Αξιολόγησης.
ΣΤ. ΔΙΑΦΟΡΑ
- Οι αναφερόμενοι όροι θεωρούνται ανεπιφύλακτα αποδεκτοί, πλέον των οποιωνδήποτε προσθέτων προσφορών του διοργανωτή.
- Ο διοργανωτής είναι υποχρεωμένος να συμπεριλάβει στην οργανωτική επιτροπή που θα συστήσει τα 3 μέλη του ΔΣ που θα φιλοξενηθούν κατά τη διάρκεια των αγώνων και θα έχουν συγκεκριμένες αρμοδιότητες (καθορισμένες από το ΔΣ της ΕΣΟ) για τη στήριξη της διοργάνωσης.
