ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΑΝΑΛΗΨΗ ΤΗΣ ΔΙΟΡΓΑΝΩΣΗΣ

ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΤΩΝ ΑΤΟΜΙΚΩΝ ΕΦΗΒΙΚΩΝ ΠΡΩΤΑΘΛΗΜΑΤΩΝ

1.      Ορολογία – Γενικές αρχές

1.1. Οι συνθήκες φιλοξενίας αναφέρονται σε όλους τους συμμετέχοντες (επιδοτούμενους ή μη) και τους συνοδούς τους.

1.2. Κόστος συμμετοχής ορίζεται το πακέτο φιλοξενίας και πλήρους διατροφής.

1.3. Οι προδιαγραφές αναφέρονται σε αγώνα με συνολικό βασικό χρόνο σκέψης το 4ωρο.

1.4. Παρατηρητής των αγώνων είναι το εξουσιοδοτημένο μέλος του ΔΣ της ΕΣΟ που επιβλέπει  την τήρηση των όρων της συμφωνίας ανάληψης των αγώνων.

1.5. «Συνολικό αθλητικό κόστος», ορίζεται ως το κόστος φιλοξενίας των επιδοτούμενων αθλητών για την Ομοσπονδία συν το κόστος συμμετοχής (παράβολο, φιλοξενία, μετακίνηση επί του άξονα ΠΑΘΚ (Πάτρα, Αθήνα, Θεσσαλονίκη, Κρήτη – έδρα αγώνων) των μη φιλοξενούμενων αθλητών συν το κόστος φιλοξενίας των συνοδών (φιλοξενία, μετακίνηση επί του άξονα ΠΑΘΚ – έδρα αγώνων).

1.6.«Συγκοινωνιακό πλάνο» είναι το συγκεκριμένο χρονοδιάγραμμα σύνδεσης των χώρων φιλοξενίας και του αγωνιστικού χώρου, εφόσον απαιτείται.

1.7. «Απόσταση αγώνων» είναι η απόσταση των χώρων φιλοξενίας από τον αγωνιστικό χώρο.

2.   Φιλοξενία (ισχύει για περιπτώσεις διεξαγωγής εκτός Αθηνών/Θεσσαλονίκης)

2.1. Αν ο αριθμός των συμμετοχών το επιτρέπει, σε δίκλινα δωμάτια, σε ένα ξενοδοχείο, τουλάχιστον Β’ κατηγορίας, σε απόσταση όχι μεγαλύτερη από 800 μέτρα από την αίθουσα των αγώνων (περπάτημα 10-15 λεπτών).  Η απόσταση αυτή θα αναφέρεται στη συνέχεια ως «απόσταση αγώνων».  Ανεξαρτήτως κατηγορίας, το ξενοδοχείο να διαθέτει κλιματισμό ή θέρμανση, ανάλογα με την εποχή, και υπηρεσίες ρεσεψιόν 24 ώρες το 24ωρο.  Επίσης, στο ξενοδοχείο θα πρέπει να προσφέρεται το πρωινό.  Το ξενοδοχείο Β’ κατηγορίας, με δίκλινα δωμάτια και παροχή πρωινού, θεωρείται σε  ως βάση αποδοχής.

2.2. Αν χρησιμοποιούνται περισσότερα από ένα ξενοδοχεία, πρέπει κατά το δυνατόν να ισχύουν για όλα οι ίδιες συνθήκες.  Στην προσφορά πρέπει να αναφέρεται ο αριθμός φιλοξενιών και η κατανομή τους (μονόκλινα, δίκλινα ή τρίκλινα δωμάτια) σε κάθε ξενοδοχείο. Οι παίκτες που έχουν δικαίωμα συμμετοχής από την ΕΣΟ (προκριμένοι) θα πρέπει τουλάχιστον να ισοκατανεμηθούν σε 2κλινα και 3κλινα δωμάτια (50% των παικτών σε 2κλινα και 50% σε τρίκλινα).  Οι υπόλοιποι αθλητές και οι συνοδοί τους σε δωμάτια της αρεσκείας τους.  Γι΄ αυτό το λόγο θα πρέπει να αναφέρονται στην προσφορά ξεχωριστά τιμές για 1κλινο, 2κλινο, 3κλινο.

2.3. Η χρήση ξενοδοχείου κατηγορίας ανώτερης από τη Β’ βελτιώνει την αξιολόγηση της προσφοράς, ενώ η χρήση ξενοδοχείου Γ’ κατηγορίας επιβαρύνει την αξιολόγηση της προσφοράς.

2.4. Αν χρησιμοποιούνται περισσότερα από ένα ξενοδοχεία, η αποτίμηση της προσφοράς γίνεται με στάθμιση της κατηγορίας των ξενοδοχείων και των συνθηκών κατά ξενοδοχείο.

3.  Συγκοινωνία (ισχύει για περιπτώσεις διεξαγωγής εκτός Αθηνών/Θεσσαλονίκης)

3.1. Αν η απόσταση ενός ή περισσότερων ξενοδοχείων από την αίθουσα των αγώνων είναι μεγαλύτερη της «απόστασης αγώνων», ο διοργανωτής θα εγκαταστήσει υπηρεσία συγκοινωνίας που θα συνδέει το ή τα ξενοδοχεία με την αίθουσα των αγώνων στο χρονικό διάστημα μισή ώρα πριν από την έναρξη των αγώνων και μέχρι μισή ώρα μετά την έναρξη των αγώνων.

3.2. Πριν από την έναρξη των αγώνων, η πυκνότητα των δρομολογίων θα πρέπει να είναι αρκετή για τη μεταφορά όλων των αθλητών και των συνοδών στην αίθουσα των αγώνων τουλάχιστον 10 λεπτά πριν από την έναρξη των παρτίδων.

3.3. Μετά την καθορισμένη λήξη των αγώνων, η πυκνότητα των δρομολογίων θα πρέπει να είναι αρκετή για τη μεταφορά όλων των αθλητών και των συνοδών στα ξενοδοχεία τους μέσα σε 20 το πολύ λεπτά από την καθορισμένη ώρα λήξης των παρτίδων.

3.4. Η προσφορά θα πρέπει να περιέχει το συγκεκριμένο χρονοδιάγραμμα σύνδεσης («συγκοινωνιακό πλάνο») και να διασφαλίζει τη λειτουργία του συστήματος συγκοινωνίας.

3.5. Η συγκοινωνιακή σύνδεση θα προσφέρεται δωρεάν σε κάθε πρόσωπο συνδεδεμένο με τους αγώνες (αθλητές και διαιτητές, συνοδούς, οργανωτικό προσωπικό).

4.  Διατροφή (ισχύει για περιπτώσεις διεξαγωγής εκτός Αθηνών/Θεσσαλονίκης)

4.1. Το πρωινό, που θα προσφέρεται στα ξενοδοχεία, θα είναι διαθέσιμο για χρονικό διάστημα 3 ωρών (07.00’-10.00’) και θα αποτελείται από μπουφέ με περιεχόμενα που θα περιγράφονται αναλυτικά (είδος, ποιότητα, ποικιλία) στην προσφορά. Καλύτερες προσφορές βελτιώνουν την αξιολόγηση της προσφοράς. Αν η προσφορά διαφοροποιείται ανά ξενοδοχείο, η προσφορά θα αξιολογείται με στάθμιση του αριθμού φιλοξενουμένων και της προσφοράς ανά ξενοδοχείο.

4.2. Το γεύμα και το δείπνο είναι προτιμότερο να προσφέρονται στο ξενοδοχείο διαμονής. Το γεύμα μπορεί, εναλλακτικά, να προσφέρεται σε χώρο κοντά στην περιοχή της αίθουσας αγώνων.  Το δείπνο μπορεί, εναλλακτικά, να προσφέρεται σε χώρο κοντά στο ξενοδοχείο. Αν δεν προσφέρονται στον ίδιο χώρο, ισχύουν οι ίδιες προδιαγραφές αποστάσεων και συγκοινωνιακής σύνδεσης που αναφέρονται για τη φιλοξενία με αναφορά στο χώρο σίτισης.

4.3. Είναι προτιμότερη η παροχή γεύματος και δείπνου με μπουφέ τριών τουλάχιστον φαγητών.  Είναι, πάντως, αποδεκτή και η σίτιση με συγκεκριμένο μενού, το οποίο θα περιγράφεται αναλυτικά στην προσφορά.

4.4. Το γεύμα πρέπει να προσφέρεται στο χρονικό διάστημα από 2 ώρες πριν από την ώρα έναρξης των αγώνων μέχρι και την ώρα έναρξης των αγώνων.

4.5. Το δείπνο πρέπει να προσφέρεται στο χρονικό διάστημα από  τη λήξη και μέχρι 2 ώρες μετά. 

4.6. Τα ωράρια γεύματος και δείπνου μπορούν να παραταθούν σε περιπτώσεις ανώτερης βίας και με την έγκριση του παρατηρητή των αγώνων.

4.7. Αν δεν τηρηθούν οι συνθήκες της προσφοράς, η ΕΣΟ έχει δικαίωμα να παρακρατήσει ποσοστό της οικονομικής συμμετοχής της (επιδότησης) στην εκδήλωση. Το ύψος του ποσοστού εξαρτάται από το ύψος του προβλήματος και αποφασίζεται από το ΔΣ της ΕΣΟ μετά από εισήγηση της Τεχνικής Επιτροπής.

5.  Κόστος συμμετοχής αθλητών – συνοδών

Η προσφορά πρέπει να αναφέρει:

5.1. Το κόστος συμμετοχής, για μονόκλινο, δίκλινο και τρίκλινο δωμάτιο ανά κατηγορία ξενοδοχείου για τους αθλητές που επιδοτούνται από την ΕΣΟ (ύψος αιτούμενης επιχορήγησης από την ΕΣΟ).

5.2. Το κόστος συμμετοχής για μονόκλινο, δίκλινο και τρίκλινο δωμάτιο ανά κατηγορία ξενοδοχείου για τους αθλητές που δεν επιδοτούνται από την ΕΣΟ.

5.3. Το κόστος συμμετοχής για μονόκλινο,  δίκλινο και τρίκλινο δωμάτιο ανά κατηγορία ξενοδοχείου για τους συνοδούς των αθλητών.

5.4. Εκτίμηση (μη δεσμευτική) για τον αναμενόμενο αριθμό συμμετεχόντων από κάθε κατηγορία.

5.5. Το κόστος οδοιπορικών για την παροχή οδικής σύνδεσης στον άξονα Πάτρας-Αθήνας-Θεσσαλονίκης και θαλάσσιας σύνδεσης Πειραιά-Κρήτης (Χανίων ή Ηρακλείου), καθώς και της σύνδεσης της περιοχής αγώνων μέχρι το πλησιέστερο από αυτά τα αστικά κέντρα.  Στην προσφορά θα αναφέρεται ο φορέας και το είδος της σύνδεσης.  Ο διοργανωτής μπορεί να στηρίξει την προσφορά του στην εγγυημένη εξασφάλιση ειδικών συνθηκών (π.χ. έκπτωση σε συγκοινωνιακά μέσα, πούλμαν οδικών συνδέσεων, κλπ.).

6.   Προβολή διοργάνωσης κλπ.

Η προσφορά θα πρέπει να διασφαλίζει:

6.1. Ικανοποιητική προβολή αγώνων (περιγραφή μέσων).

6.2. Λειτουργία γραμματείας αγώνων.

6.3. Τελετές έναρξης-λήξης, κατάλογος βραβείων που θα απονεμηθούν στους αθλητές όλων των κατηγοριών και παράγοντες που συνεισέφεραν στην εκδήλωση.

6.4. Παράλληλες εκδηλώσεις: Σεμινάριο διαιτησίας, σεμινάριο προπονητών, αγώνας καλλιτεχνικού σκακιού, ελεύθερη διάλεξη επί αθλητικών ή οργανωτικών θεμάτων, αίθουσα ανάλυσης και σχολιασμού παρτίδων.

6.5. Επικεφαλής διαιτητής ορίζεται σε συνεργασία με τον διοργανωτή από το Γραφείο Διαιτησίας, διεθνής διαιτητής μεγάλης εμπειρίας.  Οι υπόλοιποι διαιτητές πρέπει να είναι:  Ένας διαιτητής ανά όμιλο, ένας συντονιστής διαιτητής ανά 6 ομίλους πέραν των πρώτων 6, ένας βοηθός διαιτητής αν είναι  περισσότεροι από 32 σε κάθε όμιλο και για κάθε 32, δύο βοηθοί διαιτητές ανά συντονιστή διαιτητή.  1/3 των διαιτητών ορίζονται με ευθύνη του ΓΔ από άλλες περιφέρειες της χώρας. Όλες οι αμοιβές διαιτησίας καθώς και τα ναύλα και το κόστος φιλοξενίας των μετακινούμενων διαιτητών καλύπτονται από το διοργανωτή.

7.  Προδιαγραφές αγωνιστικού χώρου

     Οι συνθήκες των αγωνιστικών χώρων ελέγχονται κατά την αξιολόγηση της προσφοράς και μετά την κατ’  αρχή  ανάθεση, από τον παρατηρητή της ΕΣΟ (τα έξοδα μετάβασης και διατροφής για τον έλεγχο, βαρύνουν τον υποψήφιο διοργανωτή), ο οποίος σε προκαταρκτική του επίσκεψη βαθμολογεί με 0 (ανύπαρκτο), 1 (κακό), 2 (μέτριο), 3 (ανεκτό), 4 (καλό) ή 5 (άριστο) καθεμία από τις επόμενες κατηγορίες:

Α.  Αγωνιστικό  χώρο  με  ελάχιστο  εμβαδόν   1,3 τμ ανά  παίκτη.

7.1. Επαρκής φωτισμός («συνθήκες αναγνωστηρίου»).

7.2. Επαρκής εξαερισμός.

7.3. Ύπαρξη γκαρνταρόμπας.

7.4. Βαθμολογικοί πίνακες και πίνακες ζευγών για την ενημέρωση των θεατών.

7.5. Σαφής διαχωρισμός παικτών και θεατών και απαγόρευση επικοινωνίας τους.

7.6. Σύστημα πρόσβασης στους χώρους με καρτέλες ταυτότητας.

7.7. Αίθουσα αναλύσεων μη προσπελάσιμη από τους παίκτες κατά τη διάρκεια των αγώνων.

7.8. Λειτουργία αναψυκτηρίου (όχι κατ’ ανάγκη δωρεάν) με καφέ, αναψυκτικά, σάντουιτς κλπ. κατά τη διάρκεια των αγώνων.

7.9. Επαρκή σε αριθμό αποχωρητήρια αθλητών μη προσπελάσιμα από συνοδούς-θεατές και ανεξάρτητα αποχωρητήρια θεατών.

7.10. Γραφείο διαιτητών.

7.11. Γραφείο γραμματείας αγώνων.

7.12. Γραφείο τύπου και ΜΜΕ (συνδέσεις Internet, Fax επί πληρωμή, τουλάχιστον δύο εισερχόμενες τηλεφωνικές συνδέσεις, τουλάχιστον δύο καρτοτηλέφωνα).

7.13. Καθιστικό με παρουσίαση σημαντικότερων παρτίδων για τους θεατές.

8.  Παρατηρητής ΕΣΟ

Κάθε προσφορά θα πρέπει να συνοδεύεται από πλήρη κάλυψη εξόδων (ναύλα, διαμονή σε μονόκλινο με πλήρη διατροφή) ενός παρατηρητή της ΕΣΟ που θα είναι επιφορτισμένος:

α. Με τη διατύπωση των βαθμολογιών σύμφωνα με την παράγραφο 7 (μια επίσκεψη).

        β. Με την παρακολούθηση της υλοποίησης της σύμβασης πριν από τους αγώνες (τουλάχιστον  δύο επισκέψεις).

γ. Την παρακολούθηση της εκτέλεσης της συμφωνίας για τη διοργάνωση καθ’ όλη τη διάρκεια  των αγώνων (σε όλη τη διάρκεια των αγώνων).

9.  Συμμετοχή της ΕΣΟ

Σε όλες τις τιμητικές, οργανωτικές κλπ. επιτροπές και φορείς που συμμετέχουν στο οργανόγραμμα της εκδήλωσης, καθώς και στις παράλληλες εκδηλώσεις, πρέπει να προβλέπεται, σε συνεργασία με τον διοργανωτή, συμμετοχή εκπροσώπων της ΕΣΟ.

10.  Οικονομικά

10.1. Κάθε προσφορά πρέπει να συνοδεύεται από παράβολο συμμετοχής ύψους 100 ευρώ καταβλητέο με οποιονδήποτε από τους αποδεκτούς τρόπους καταβολής παραβόλου (απευθείας στην ΕΣΟ, επί αποδείξει στο λογαριασμό τραπέζης της ΕΣΟ ή με ταχυδρομική επιταγή) που εκπίπτει υπέρ της ΕΣΟ.

10.2. Τα παράβολα συμμετοχής των αθλητών ανήκουν στην ΕΣΟ εκτός αν η προσφορά προτείνει κάτι διαφορετικό.

10.3. Μετά την ανάθεση της διοργάνωσης  πρέπει εντός τριών εργασίμων ημερών να κατατεθεί εγγυητική επιστολή καλής τέλεσης  ή απ΄ ευθείας κατάθεση εγγύησης στην ΕΣΟ ύψους 2.000 ευρώ.

10.4. Επιτρέπεται διάρκεια δεσμευτικής προσφοράς για περισσότερα από ένα χρόνια.

10.5. Στην προσφορά επιτρέπεται να συμπεριλαμβάνεται η ενίσχυση των σκοπών της ΕΣΟ με εισφορά σε χρήμα, είδος ή παροχή υπηρεσιών.

 11.   ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ  ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ:

Α)   Ορίζεται  από  την  ΕΣΟ  πενταμελής  Επιτροπή  Αξιολόγησης  Προσφορών (Ε.Α.Π.)  όπου  συμμετέχουν  οπωσδήποτε,   ο  Έφορος  Αγώνων,  ο  Αντιπρόεδρος   Αγωνιστικού   Τομέα  και  ο  Ταμίας.

Β)  Οι  προσφορές υποβάλλονται  σφραγισμένες  στην  προθεσμία  που  έχει  ορισθεί.  Ανοίγονται  κατά  την  διάρκεια  της  συνεδρίασης  της  Ε.Α.Π.   

Γ)  Μετά  την  επιλογή  της  καλύτερης   προσφοράς  και  πριν  την  τελική  απόφαση  θα  γίνει  επιθεώρηση  του  ξενοδοχείου (από  τον  Έφορο  Αγώνων,  τον  Αντιπρόεδρο   Αγωνιστικού   Τομέα  και  τον  Ταμία), προκειμένου  να  διαπιστωθούν  όσα  αναγράφονται  στην προσφορά.  Αμέσως  μετά  παίρνεται  η  τελική  απόφαση.  Αν  είναι  αρνητική  γίνεται  η  ίδια  διαδικασία  για  την  δεύτερη  πρόταση  αν  υπάρχει,  διαφορετικά  επανεξετάζεται  η  πρώτη  προσφορά  με  επαναδιαπραγμάτευση   για  την  βελτίωση  των  συνθηκών.       

 Οι προσφορές θα αξιολογηθούν από την επιτροπή αξιολόγησης που όρισε το ΔΣ της ΕΣΟ που θα συνεκτιμήσει κριτήρια όπως (όχι κατά σειρά σπουδαιότητας):

11.1. Προβλεπόμενος (μη δεσμευτικός) συνολικός αριθμός αθλητικών συμμετοχών.

11.2. Προβλεπόμενο συνολικό αθλητικό κόστος.

11.3. Κόστος φιλοξενίας μη επιδοτούμενου αθλητή (παράβολο + διατροφή) και συνοδού.

11.4. Κόστος φιλοξενίας συνοδού.

11.5. Συνθήκες αγώνων (έκθεση παρατηρητή).

11.6. Συνθήκες φιλοξενίας (στάθμιση κατηγορίας και δωματίων ξενοδοχείων).

11.7. Αιτούμενο ποσό συνδρομής από ΕΣΟ.

11.8. Προσφορά ενίσχυσης των σκοπών της ΕΣΟ.

Eπιστροφή στην αρχή της σελίδας  •  Επιστορφή στην σελίδα των Προκηρύξεων