ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΑΝΑΛΗΨΗ ΤΗΣ ΔΙΟΡΓΑΝΩΣΗΣ

16^ο ΠΑΝΕΛΛΗΝΙΟ ΣΧΟΛΙΚΟ ΠΡΩΤΑΘΛΗΜΑ 2004 - 2^ο ΠΑΝΕΛΛΗΝΙΟ ΟΜΑΔΙΚΟ ΣΧΟΛΙΚΟ ΠΡΩΤΑΘΛΗΜΑ 2004

Α. ΓΕΝΙΚΑ

1.       Σύμφωνα με την προκήρυξη, η τελική φάση θα διεξαχθεί στις 03  -  06.04.2004 (Σάββατο απόγευμα  μέχρι  την  Μεγάλη  Τρίτη  το  μεσημέρι).  Οι δικαιούμενοι πρόκριση είναι 370  μαθητές και μαθήτριες για το ατομικό  και 40 ομάδες για το ομαδικό πρωτάθλημα.

2.       Από το πρόγραμμα προκύπτουν, τρεις - τουλάχιστον διανυκτερεύσεις για τους αγωνιζόμενους, τους συνοδούς και τους όποιους παράγοντες.

3.       Από προηγούμενη εμπειρία υπολογίζουμε ότι θα πρέπει να υπάρξει πρόβλεψη για τη διανυκτέρευση τουλάχιστον 800 ατόμων.

Β. ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΔΙΟΡΓΑΝΩΣΗΣ

        Οι ενδιαφερόμενοι φορείς (ενώσεις, τοπικές επιτροπές, σύλλογοι, κτλ.) θα πρέπει  να εξασφαλίσουν:

1.  ΠΡΟΣΩΠΙΚΟ:  30 διαιτητές υπολογίζοντας 2 ανά κατηγορία, συν τους επικεφαλής ανά τομέα και τον κύριο διαιτητή.  Επιπλέον περίπου 6 άτομα για τις κληρώσεις και τη μηχανογράφηση της διοργάνωσης.  Γενικά, μαζί με τους υπεύθυνους διοικητικής μέριμνας, το προσωπικό θα είναι τουλάχιστον 40 άτομα.
 

2. ΥΛΙΚΟ:  300 χρονόμετρα, 300 σετ (σκακιέρες – κομμάτια).  Καρέκλες και τραπέζια για 600 άτομα (παίκτες, προσωπικό).
 

3.  ΞΕΝΟΔΟΧΕΙΑ για  1.000  περίπου  άτομα: (ισχύει για περιπτώσεις διεξαγωγής εκτός Αθηνών/Θεσσαλονίκης) 

Α) Τουλάχιστον   Β!  κατηγορίας  με  δωμάτια  (δίκλινα  ή  τρίκλινα)  που  να  διαθέτουν:

         Α1)  Κλιματισμό  ανάλογα  με  την  εποχή  (ψύξη  ή  θέρμανση)  (ΟΠΩΣΔΗΠΟΤΕ)

         Α2)   Ζεστό  νερό  συνεχώς  (ΟΠΩΣΔΗΠΟΤΕ)

         Α3)   Τηλεφωνική  σύνδεση ΟΤΕ  (ΟΠΩΣΔΗΠΟΤΕ)

         Α4)  Τηλεόραση  (ΠΡΟΑΙΡΕΤΙΚΑ)

Β.  ΑΙΘΟΥΣΑ ΑΓΩΝΩΝ:  Περίπου 700 τμ, αν είναι δυνατόν ενιαία, κλιματιζόμενη, καλό φωτισμό και   χωρίς  ενοχλητικούς  περιβαλλοντικούς  θορύβους.

Γ.  ΓΡΑΦΕΙΑ:  Ιδιαίτερα  γραφεία  για την  γραμματεία  αγώνων,  τους  διαιτητές   την  επιτροπή  κληρώσεων  και  μπουλετίν

Δ.  ΧΩΡΟ ΑΝΑΜΟΝΗΣ ΣΥΝΟΔΩΝ:  Ένα  χώρο  αναμονής  για  τουλάχιστον   300  άτομα  σε  κάποια  απόσταση  από  τον  χώρο  αγώνων.

Ε. ΑΙΘΟΥΣΕΣ ΠΑΡΑΛΛΗΛΩΝ ΕΚΔΗΛΩΣΕΩΝ:  Πρόβλεψη για αίθουσα διαλέξεων (μία διάλεξη με θέμα την εκπαιδευτική αξία του σκακιού την Δευτέρα 5 Απριλίου στις 10 πμ) και αίθουσα για δύο σιμουλτανέ κορυφαίων μας σκακιστών.

ΣΤ.  ΔΙΑΤΡΟΦΗ: (ισχύει για περιπτώσεις διεξαγωγής εκτός Αθηνών/Θεσσαλονίκης):

Το   εστιατόριο  του  ξενοδοχείου  να  καλύπτει  τις  ανάγκες  1.000  περίπου  ατόμων.  Το  γεύμα  και  το  δείπνο  με  μπουφέ  τριών  τουλάχιστον  φαγητών.

Οι  ώρες   του  πρωϊνού,  γεύματος  και   δείπνου  θα  καθορισθούν από  την  ΕΣΟ.

Ζ.  ΒΟΗΘΗΤΙΚΟΙ ΧΩΡΟΙ:  Επάρκεια σε τουαλέτες,  κυλικείο..

4.  ΜΕΤΑΦΟΡΑ:  Προσφορά για τη μεταφορά παικτών και συνοδών.

5.   ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ  ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ:

Α)   Ορίζεται  από  την  ΕΣΟ  εξαμελής  Επιτροπή  Αξιολόγησης  Προσφορών (Ε.Α.Π.)  όπου  συμμετέχουν  οπωσδήποτε   ο  Έφορος  Σχολικού  Σκακιού,   ο  Έφορος  Αγώνων,  ο Αντιπρόεδρος Αγωνιστικού Τομέα και  ο  Ταμίας.

Β)  Οι  προσφορές υποβάλλονται  σφραγισμένες  στην  προθεσμία  που  έχει  ορισθεί.  Ανοίγονται  κατά  την  διάρκεια  της  συνεδρίασης  της  Ε.Α.Π.   

Γ)  Μετά  την  επιλογή  της  καλύτερης   προσφοράς  και  πριν  την  τελική  απόφαση  θα  γίνει  επιθεώρηση  του  ξενοδοχείου (από  τον  Έφορο  Αγώνων,   τον  Έφορο  Σχολικού  Σκακιού  και  τον  Ταμία), προκειμένου  να  διαπιστωθούν  όσα  αναγράφονται  στην προσφορά.  Αμέσως  μετά  παίρνεται  η  τελική  απόφαση.  Αν  είναι  αρνητική  γίνεται  η  ίδια  διαδικασία  για  την  δεύτερη  πρόταση  αν  υπάρχει,  διαφορετικά  επανεξετάζεται  η  πρώτη  προσφορά  με  επαναδιαπραγμάτευση   για  την  βελτίωση  των  συνθηκών. 

6.  ΔΙΟΡΓΑΝΩΤΙΚΕΣ ΔΑΠΑΝΕΣ:  Ο ανάδοχος φορέας σε κάθε περίπτωση αναλαμβάνει τις παρακάτω δαπάνες και υποχρεώσεις:

---Δαπάνες  οδοιπορικών   επιθεώρησης  εγκαταστάσεων  (φιλοξενία). 

---Φιλοξενία και αμοιβή του προσωπικού.

---Φιλοξενία τριών μελών του ΔΣ της ΕΣΟ (εποπτεία διοργάνωσης – εκπροσώπηση).

---Διάθεση αιθουσών.

---Εξεύρεση και μεταφορά υλικού.

---Αγορά επάθλων (κύπελλα, μετάλλια κλπ.).

---Προσφορά ενός σάντουιτς και ενός αναψυκτικού στους παίκτες ανά ημέρα αγώνων.

7.  ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΑ: 

Α.  Κάθε προσφορά πρέπει να συνοδεύεται από παράβολο συμμετοχής ύψους 100 ευρώ  καταβλητέο με οποιονδήποτε από τους αποδεκτούς τρόπους καταβολής παραβόλου (απευθείας στην ΕΣΟ, επί αποδείξει στο λογαριασμό τραπέζης της ΕΣΟ ή με ταχυδρομική επιταγή) που εκπίπτει υπέρ της ΕΣΟ

Β.  Μετά την ανάθεση της διοργάνωσης πρέπει εντός 3 εργασίμων ημερών να κατατεθεί εγγυητική επιστολή ή απ΄ ευθείας κατάθεση στο λογαριασμό της ΕΣΟ ποσού 1.000 ευρώ.  Η εγγύηση επιστρέφεται μετά την έγκριση του απολογισμού της διοργάνωσης από το ΔΣ της ΕΣΟ (με την αίρεση της παρ. Δ.2)

1.       Επιτρέπεται διάρκεια δεσμευτικής προσφοράς για περισσότερα από ένα χρόνια.

2.       Στην προσφορά επιτρέπεται να συμπεριλαμβάνεται η ενίσχυση των σκοπών της ΕΣΟ με εισφορά σε χρήμα, είδος ή παροχή υπηρεσιών.

Γ.    ΕΙΔΙΚΕΣ ΠΡΟΣΦΟΡΕΣ:

       Για την ανάθεση της διοργάνωσης θα προσμετρήσουν:

1.       Ο προγραμματισμός παράλληλων εκδηλώσεων (διαλέξεις, σιμουλτανέ, εκθέσεις, καλλιτεχνικά συγκροτήματα).

2.       Ο βαθμός κάλυψης των δαπανών φιλοξενίας και μεταφοράς.

3.       Η ποιότητα των τεχνικών και διοργανωτικών συνθηκών.

Δ.    ΑΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΔΙΟΡΓΑΝΩΣΗΣ

1.       Μετά το πέρας της διοργάνωσης κατατίθεται στο ΔΣ της ΕΣΟ έκθεση του παρατηρητή εντός 5 εργασίμων ημερών.

2.       Το ΔΣ στην επόμενη συνεδρίασή του εξετάζει τον απολογισμό της διοργάνωσης και σε περίπτωση μη καλής εκτέλεσής της σύμφωνα με την προσφορά, διατηρεί το δικαίωμα να επιβάλλει ποινική ρήτρα στο διοργανωτή η οποία αν είναι οικονομικής φύσης θα κρατηθεί από την εγγύηση.

Eπιστροφή στην αρχή της σελίδας  •  Επιστορφή στην σελίδα των Προκηρύξεων