ΔΕΛΤΙΟ ΕΝΗΜΕΡΩΣΗΣ

18ο ΠΑΝΕΛΛΗΝΙΟ ΣΧΟΛΙΚΟ ΠΡΩΤΑΘΛΗΜΑ 2006
4ο ΠΑΝΕΛΛΗΝΙΟ ΟΜΑΔΙΚΟ ΣΧΟΛΙΚΟ ΠΡΩΤΑΘΛΗΜΑ 2006

ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΑΝΑΛΗΨΗ ΤΗΣ ΔΙΟΡΓΑΝΩΣΗΣ

Α. ΓΕΝΙΚΑ

1. Σύμφωνα με την προκήρυξη, η τελική φάση θα διεξαχθεί στις 15 έως 17.04.2006 ( Σάββατο απόγευμα μέχρι Δευτέρα απόγευμα ). Οι δικαιούμενοι πρόκρισης είναι 647 μαθητές και μαθήτριες για το ατομικό και 40 ομάδες ( τετραμελείς ) για το ομαδικό πρωτάθλημα.

2. Από το πρόγραμμα προκύπτουν δύο τουλάχιστον διανυκτερεύσεις για τους αγωνιζόμενους, τους συνοδούς και τους όποιους παράγοντες.

3. Από προηγούμενη εμπειρία υπολογίζεται ότι θα πρέπει να υπάρξει πρόβλεψη για τη διανυκτέρευση 1500 έως 2000 ατόμων.

4. Η Ομοσπονδία διατηρεί το δικαίωμα αλλαγής των ημερομηνιών. Σε περίπτωση που η διοργάνωση έχει ήδη ανατεθεί, οι ημερομηνίες μπορούν να αλλάξουν μόνο ύστερα από σύμφωνη γνώμη του διοργανωτή.

Β. ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΔΙΟΡΓΑΝΩΣΗΣ

Οι ενδιαφερόμενοι φορείς (ενώσεις, τοπικές επιτροπές, σύλλογοι, κτλ.) θα πρέπει να εξασφαλίσουν:

1. ΠΡΟΣΩΠΙΚΟ: 35 περίπου διαιτητές συνολικά, υπολογίζοντας 2 τουλάχιστον ανά κατηγορία ( 11 όμιλοι ), συν τους 2 βοηθούς επικεφαλής ανά τομέα ( Δημοτικά – Γυμνάσια ), τον επικεφαλής διαιτητή ( chief arbiter ) και επιπλέον 2 για τις κληρώσεις. Επιπλέον περίπου 5 άτομα για τη μηχανογράφηση της διοργάνωσης (internet, γραφείο τύπου κλπ). Γενικά, μαζί με τους υπεύθυνους διοικητικής μέριμνας ( γραμματεία, διευθυντής αγώνων, παρατηρητής αγώνων κ.λ.π ), το προσωπικό θα είναι τουλάχιστον 45 άτομα.
Ο επικεφαλής διαιτητής ορίζεται από την ΚΕΔ. Οι υπόλοιποι διαιτητές ορίζονται από την ΚΕΔ, λαμβάνοντας υπ όψη τη γνώμη του Επικεφαλής Διαιτητή καθώς και τις τυχόν προτάσεις του διοργανωτή.
Το υπόλοιπο προσωπικό ορίζεται από τον διοργανωτή, με τη σύμφωνη γνώμη της ΕΣΟ.
Ο διευθυντής αγώνων ορίζεται από τον διοργανωτή, με τη σύμφωνη γνώμη της ΕΣΟ.
Ο παρατηρητής των αγώνων ορίζεται από το Δ.Σ. της ΕΣΟ και έχει ως αποκλειστική αρμοδιότητα τον έλεγχο και την παρακολούθηση της εκτέλεσης των όρων της συμφωνίας ανάθεσης για τη διοργάνωση καθ’ όλη τη διάρκεια των αγώνων.
Είναι απαραίτητη η παρουσία ιατρού των αγώνων με μέριμνα του διοργανωτή.

2. ΥΛΙΚΟ: Ο διοργανωτής πρέπει να μεριμνήσει για την μεταφορά με δικά του έξοδα όλου του απαραίτητου υλικού και εξοπλισμού που διατίθεται από την Ομοσπονδία ( τουλάχιστον 350 χρονόμετρα, 350 σετ σκακιέρες και κομμάτια). Επιπλέον πρέπει να μεριμνήσει για καρέκλες και τραπέζια για 700 περίπου άτομα (παίκτες, προσωπικό).

3. ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΣΗ : Ο διοργανωτής είναι υποχρεωμένος να έχει πλήρη μηχανογραφική υποστήριξη στη διάθεση του επικεφαλής διαιτητή, της Γραμματείας, του γραφείου τύπου και του Internet
( Ηλεκτρονικoί Υπολογιστές, Εκτυπωτές, φωτοτυπικά, fax κ.λ.π ).

4. INTERNET: Ο διοργανωτής είναι υποχρεωμένος να διαμορφώσει στην ιστοσελίδα της Ομοσπονδίας ειδικό υποσέλιδο για τα πρωταθλήματα, με αναλυτικά αποτελέσματα, βαθμολογίες, κ.λ.π.

5. ΓΡΑΦΕΙΟ ΤΥΠΟΥ : Ο διοργανωτής είναι υποχρεωμένος να στελεχώσει γραφείο τύπου για τη καθημερινή ενημέρωση των Μ.Μ.Ε. με δελτία τύπου, συνεντεύξεις κ.λ.π.

6. ΠΡΟΒΟΛΗ ΔΙΟΡΓΑΝΩΣΗΣ: Ο διοργανωτής είναι υποχρεωμένος να μεριμνήσει για την προβολή της διοργάνωσης με τον καλύτερο τρόπο (εκτύπωση αφισών, ανάρτηση πανώ, Μ.Μ.Ε.).

7. ΞΕΝΟΔΟΧΕΙΑ για 1500 έως 2000 άτομα ( ισχύει για περιπτώσεις εκτός Αθηνών/Θεσσαλονίκης ):

Τουλάχιστον Β! κατηγορίας με δωμάτια (μονόκλινα, δίκλινα και τρίκλινα) που να διαθέτουν οπωσδήποτε :

α1). Κλιματισμό ανάλογα με την εποχή (ψύξη ή θέρμανση)
α2). Ζεστό νερό συνεχώς
α3). Τηλεφωνική σύνδεση
α4). Τηλεόραση

β). ΣΥΓΚΟΙΝΩΝΙΑ ( ισχύει για περιπτώσεις εκτός Αθηνών/Θεσσαλονίκης ): Αν η απόσταση ενός ή περισσοτέρων ξενοδοχείων από την αίθουσα των αγώνων είναι μεγαλύτερη από 800 μ. ( περπάτημα 10- 15 λεπτών ), ο διοργανωτής είναι υποχρεωμένος να εγκαταστήσει υπηρεσία συγκοινωνίας που θα συνδέει τα ξενοδοχεία με την αίθουσα των αγώνων στο χρονικό διάστημα τουλάχιστον μισή ώρα πριν από την έναρξη και μέχρι μισή ώρα μετά τη λήξη των αγώνων, ώστε να εξασφαλίζεται η απρόσκοπτη και έγκαιρη μεταφορά όλων των αγωνιζόμενων από και προς τον αγωνιστικό χώρο.
Η παραπάνω συγκοινωνιακή σύνδεση θα προσφέρεται δωρεάν σε κάθε πρόσωπο που συνδέεται με τους αγώνες ( αθλητές, συνοδοί, διαιτητές, προσωπικό της διοργάνωσης, κ.λ.π. ), στη δε προσφορά του διοργανωτή θα περιλαμβάνεται συγκεκριμένο χρονοδιάγραμμα σύνδεσης και θα διασφαλίζεται ρητά η λειτουργία του συστήματος συγκοινωνίας.

γ). ΑΙΘΟΥΣΕΣ ΑΓΩΝΩΝ: Τουλάχιστον 1000 τμ, αν είναι δυνατόν ενιαία, κλιματιζόμενη, με καλό φωτισμό και χωρίς ενοχλητικούς περιβαλλοντικούς θορύβους. Πρόβλεψη για θεατές στον αγωνιστικό χώρο ( διαχωρισμός περιοχής παικτών ).

δ). ΓΡΑΦΕΙΑ: Ιδιαίτερα γραφεία για τη γραμματεία αγώνων, τον επικεφαλής διαιτητή, το γραφείο τύπου και το Internet.

ε). ΑΙΘΟΥΣΑ ΑΝΑΜΟΝΗΣ ΣΥΝΟΔΩΝ: Ένα χώρο αναμονής για 400 περίπου άτομα σε κοντινή απόσταση από την αίθουσα αγώνων.

στ) ΑΙΘΟΥΣΑ ΠΑΡΑΛΛΗΛΩΝ ΕΚΔΗΛΩΣΕΩΝ: Τουλάχιστον 300 τ.μ., αν είναι δυνατόν ενιαία, κλιματιζόμενη, με καλό φωτισμό και χωρίς ενοχλητικούς περιβαλλοντικούς θορύβους.

ζ). ΔΙΑΤΡΟΦΗ( ισχύει για περιπτώσεις εκτός Αθηνών/Θεσσαλονίκης ) : Το εστιατόριο του ξενοδοχείου να καλύπτει τις ανάγκες 1500 έως 2000 ατόμων. Το γεύμα και το δείπνο με μπουφέ τριών τουλάχιστον φαγητών.

Οι ώρες του πρωινού, γεύματος και δείπνου θα καθορισθούν από την ΕΣΟ.

η). ΒΟΗΘΗΤΙΚΟΙ ΧΩΡΟΙ: Επάρκεια σε τουαλέτες, κυλικείο.

8. ΜΕΤΑΦΟΡΑ: Προσφορά για τη μεταφορά παικτών και συνοδών.

9. ΔΙΟΡΓΑΝΩΤΙΚΕΣ ΔΑΠΑΝΕΣ: Ο διοργανωτής σε κάθε περίπτωση αναλαμβάνει να καλύψει τις παρακάτω δαπάνες και υποχρεώσεις:

---Δαπάνες οδοιπορικών επιθεώρησης εγκαταστάσεων (φιλοξενία).
---Μεταφορά, πλήρης φιλοξενία και αμοιβή του προσωπικού ( διαιτητές, γραμματεία, Internet, γραφείο τύπου κ.λ.π. Οι Διαιτητές αμείβονται σύμφωνα με τη κατηγορία τους επί τους ανάλογους γύρους, διαιρούμενους δια 2. Ο Βοηθός Επικεφαλής Διαιτητής αμείβεται με 20% επιπλέον, ο Επικεφαλής Διαιτητής με 50% επιπλέον ).
---Πλήρης φιλοξενία τριών μελών του ΔΣ της ΕΣΟ (εποπτεία διοργάνωσης – εκπροσώπηση), σε μονόκλινα δωμάτια.
---Πλήρης φιλοξενία του Παρατηρητή των Αγώνων σε μονόκλινο δωμάτιο.
---Διάθεση αιθουσών.
---Εξεύρεση και μεταφορά υλικού.
---Έντυπο υλικό διοργάνωσης ( Αφίσες, πανώ, παρτιδόφυλλα, γραφική ύλη, κ.λ.π )
---Ενημέρωση Μ.Μ.Ε.
---Αγορά επάθλων (κύπελλα, μετάλλια κλπ.).
---Τελετές έναρξης (προαιρετικά) – λήξης.

Γ. ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ

1. Για την ανάθεση της διοργάνωσης θα προσμετρήσουν :

Α. Ο βαθμός κάλυψης των δαπανών φιλοξενίας και μεταφοράς.

Β. Η ποιότητα των τεχνικών και διοργανωτικών συνθηκών.

Γ. Ο προγραμματισμός παράλληλων εκδηλώσεων ( διαλέξεις, σιμουλτανέ, σεμινάρια, εκθέσεις κ.λ.π ).

2. Η αξιολόγηση των προσφορών θα γίνει από την Επιτροπή Αξιολόγησης Προσφορών ( Ε.Α.Π. ) της Ε.Σ.Ο., σε ειδική για το σκοπό αυτό συνεδρίασή της.

3. Οι προσφορές υποβάλλονται σφραγισμένες στην προθεσμία που έχει ορισθεί. Ανοίγονται κατά την διάρκεια της συνεδρίασης της Ε.Α.Π.

4. Οι προσφορές θα περιλαμβάνουν αναλυτικά τις προσφερόμενες τιμές για μονόκλινο, δίκλινο και τρίκλινο δωμάτιο στα προτεινόμενα ξενοδοχεία, για τους αθλητές και τους συνοδούς, τις προσφερόμενες τιμές για τα προτεινόμενα μέσα μεταφοράς και τυχόν προσφερόμενες εκπτώσεις, πλήρη περιγραφή των τεχνικών και διοργανωτικών συνθηκών ( αίθουσα αγώνων, χώροι, παρεχόμενες υπηρεσίες,, παράλληλες εκδηλώσεις κ.λ.π ) καθώς και ρητή διαβεβαίωση για τη πλήρη κάλυψη των διοργανωτικών δαπανών με αναλυτική αναφορά ( αριθμός προσωπικού, προσφερόμενα έπαθλα κ.λ.π ).

5. Μετά την επιλογή της καλύτερης προσφοράς και πριν την τελική απόφαση θα γίνει επιθεώρηση του ξενοδοχείου από μέλη της Ε.Α.Π. και τον Πρόεδρο του Δ.Σ. της ΕΣΟ , προκειμένου να διαπιστωθούν όσα αναγράφονται στην προσφορά. Αμέσως μετά παίρνεται η τελική απόφαση. Αν είναι αρνητική, γίνεται η ίδια διαδικασία για την δεύτερη πρόταση αν υπάρχει, διαφορετικά επανεξετάζεται η πρώτη προσφορά με επαναδιαπραγμάτευση για την βελτίωση των συνθηκών.

6. Η Ε.Σ.Ο. δεν δεσμεύεται να αναθέσει τη διοργάνωση στον μειοδότη.

Δ. ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΑ

1. Κάθε προσφορά πρέπει να συνοδεύεται από παράβολο συμμετοχής ύψους 100 ευρώ καταβλητέο με οποιονδήποτε από τους αποδεκτούς τρόπους καταβολής παραβόλου (απευθείας στην ΕΣΟ, επί αποδείξει στο λογαριασμό τραπέζης της ΕΣΟ ή με ταχυδρομική επιταγή) που εκπίπτει υπέρ της ΕΣΟ.

2. Μετά την ανάθεση της διοργάνωσης πρέπει εντός 3 εργασίμων ημερών να κατατεθεί εγγυητική επιστολή ή απ΄ ευθείας κατάθεση στο λογαριασμό της ΕΣΟ ποσού 2.000 ευρώ. Η εγγύηση επιστρέφεται μετά την έγκριση του απολογισμού της διοργάνωσης από το ΔΣ της ΕΣΟ (με την αίρεση της παρ. Ε.2)

3. Επιτρέπεται διάρκεια δεσμευτικής προσφοράς για περισσότερα από ένα χρόνια.

4. Στην προσφορά επιτρέπεται να συμπεριλαμβάνεται η ενίσχυση των σκοπών της ΕΣΟ με εισφορά σε χρήμα, είδος ή παροχή υπηρεσιών.

Ε. ΑΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΔΙΟΡΓΑΝΩΣΗΣ

1. Μετά το πέρας της διοργάνωσης κατατίθεται στο ΔΣ της ΕΣΟ έκθεση του παρατηρητή και του διοργανωτή εντός 5 εργασίμων ημερών.

2. Το ΔΣ στην επόμενη συνεδρίασή του εξετάζει τον απολογισμό της διοργάνωσης και σε περίπτωση μη καλής εκτέλεσής της σύμφωνα με την προσφορά, διατηρεί το δικαίωμα να επιβάλλει ποινική ρήτρα στο διοργανωτή, η οποία αν είναι οικονομικής φύσης θα παρακρατηθεί από την καταβληθείσα εγγύηση. Το ύψος της παρακράτησης θα αποφασιστεί ύστερα από εισήγηση της Επιτροπής Αξιολόγησης Προσφορών.


ΣΤ. ΔΙΑΦΟΡΑ

1. Οι αναφερόμενοι όροι θεωρούνται ανεπιφύλακτα αποδεκτοί, πλέον των οποιωνδήποτε προσθέτων προσφορών του διοργανωτή.

2. Ο διοργανωτής είναι υποχρεωμένος να συμπεριλάβει στην οργανωτική επιτροπή που θα συστήσει τα 3 μέλη του ΔΣ που θα φιλοξενηθούν κατά την διάρκεια των αγώνων και θα έχουν συγκεκριμένες αρμοδιότητες (καθορισμένες από το ΔΣ της ΕΣΟ) για της στήριξή της διοργάνωσης.



 

Eπιστροφή στην αρχή της σελίδας  •  Επιστροφή στη σελίδα των Προκηρύξεων