ΠΑΝΕΛΛΗΝΙΑ ΑΤΟΜΙΚΑ ΠΡΩΤΑΘΛΗΜΑΤΑ ΠΑΙΔΩΝ-ΚΟΡΑΣΙΔΩΝ 2011

(8, 10, 12, 14, & 16 ΕΤΩΝ)

ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΑΝΑΛΗΨΗ ΤΗΣ ΔΙΟΡΓΑΝΩΣΗΣ

ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΔΙΟΡΓΑΝΩΣΗΣ

Οι ενδιαφερόμενοι φορείς (ενώσεις, τοπικές επιτροπές, σύλλογοι, κτλ.) θα πρέπει να εξασφαλίσουν:

1. ΠΡΟΣΩΠΙΚΟ:

- Διαιτητικό Προσωπικό [Συνολικά, 22 τουλάχιστον διαιτητές]

- 1 επικεφαλής διαιτητή (chief arbiter)

- 2 βοηθούς επικεφαλής (έναν ανά τομέα, αγόρια – κορίτσια),

- 2 για τις κληρώσεις (αγόρια – κορίτσια).

- 1 διαιτητή τουλάχιστον ανά 20 συμμετέχοντες σε κάθε κατηγορία,

- Προσωπικό μηχανογράφησης της διοργάνωσης

- 4 άτομα (internet, bulletin, γραφείο τύπου κλπ).

Γενικά, μαζί με τους υπεύθυνους διοικητικής μέριμνας (γραμματεία, διευθυντής αγώνων, παρατηρητής αγώνων κ.λ.π), το προσωπικό θα είναι τουλάχιστον 32 άτομα.

Ο επικεφαλής διαιτητής και οι υπεύθυνοι κληρώσεων ορίζονται από την ΚΕΔ.

Οι υπόλοιποι διαιτητές ορίζονται από την ΚΕΔ, λαμβάνοντας υπ όψη τη γνώμη του Επικεφαλής Διαιτητή καθώς και τις τυχόν προτάσεις του διοργανωτή.

Το υπόλοιπο προσωπικό ορίζεται από τον διοργανωτή, με τη σύμφωνη γνώμη της ΕΣΟ.

Ο διευθυντής αγώνων ορίζεται από τον διοργανωτή, με τη σύμφωνη γνώμη της ΕΣΟ.

Ο παρατηρητής των αγώνων ορίζεται από το Δ.Σ. της ΕΣΟ και έχει ως αποκλειστική αρμοδιότητα τον έλεγχο και την παρακολούθηση της εκτέλεσης των όρων της συμφωνίας ανάθεσης για τη διοργάνωση καθ’ όλη τη διάρκεια των αγώνων.

Είναι απαραίτητη η παρουσία ιατρού των αγώνων με μέριμνα του διοργανωτή ενώ πρέπει απαραιτήτως να υπάρχει στο χώρο των αγώνων φαρμακείο άμεσης ανάγκης και σε εμφανές μέρος να αναγράφεται το ονοματεπώνυμο και το τηλέφωνο του ιατρού.

Το Δ.Σ. της Ε.Σ.Ο διατηρεί το δικαίωμα ορισμού Τεχνικού Διευθυντή των αγώνων, ο οποίος θα έχει την αρμοδιότητα επίλυσης τεχνικών θεμάτων της διοργάνωσης και υποβοήθησης του έργου του Επικεφαλής Διαιτητή και του Διευθυντή Αγώνων. Τα έξοδα του Τεχνικού Διευθυντή των αγώνων (μεταφορά, πλήρης φιλοξενία, αμοιβή) θα καλύπτονται εξολοκλήρου από τον διοργανωτή.

2. ΥΛΙΚΟ:

Ο διοργανωτής πρέπει να μεριμνήσει για την μεταφορά με δικά του έξοδα όλου του απαραίτητου υλικού και εξοπλισμού που διατίθεται από την Ομοσπονδία (τουλάχιστον 200 χρονόμετρα, 200 σετ σκακιέρες και κομμάτια).

Επιπλέον πρέπει να μεριμνήσει για καρέκλες και τραπέζια για 400 περίπου άτομα (παίκτες, προσωπικό).

3. ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΣΗ:

Ο διοργανωτής είναι υποχρεωμένος να έχει πλήρη μηχανογραφική υποστήριξη στη διάθεση του επικεφαλής διαιτητή, της Γραμματείας, του γραφείου τύπου, του bulletin και του Internet ( Ηλεκτρονικoί Υπολογιστές, Εκτυπωτές, Φωτοτυπικά, Fax , κ.λ.π ).

4. BULLETIN:

Ο διοργανωτής είναι υποχρεωμένος να εκδίδει bulletin (τουλάχιστον ηλεκτρονικό) ανά γύρο, που να περιέχει τουλάχιστον 50 παρτίδες από όλες τις κατηγορίες (5 ανά κατηγορία). Τα τεύχη του bulletin (ή τα pdf αρχεία) θα διανέμονται δωρεάν σε όλους τους συμμετέχοντες στους αγώνες (1 bulletin ανά παίκτη), ενώ επιπλέον τεύχη είναι δυνατόν να διατίθενται επί πληρωμή. Τυχόν διάθεση CD με παρτίδες και άλλα στοιχεία της διοργάνωσης θα προσμετρήσει στην προσφορά του διοργανωτή.

5. INTERNET- ΖΩΝΤΑΝΗ ΚΑΛΥΨΗ ΠΑΡΤΙΔΩΝ:

Ο διοργανωτής είναι υποχρεωμένος να μεταδίδει ζωντανά στο διαδίκτυο, μέσα από την επίσημη ιστοσελίδα της Ομοσπονδίας ή την ιστοσελίδα της διοργάνωσης, τουλάχιστον 24 παρτίδες ανά γύρο πρωταθλήματος, Επίσης είναι υποχρεωμένος να διαμορφώσει στην ίδια ιστοσελίδα ειδικό υποσέλιδο για το πρωτάθλημα με αναλυτικά αποτελέσματα, βαθμολογίες, κ.λ.π.

6. ΓΡΑΦΕΙΟ ΤΥΠΟΥ:

Ο διοργανωτής είναι υποχρεωμένος να στελεχώσει γραφείο τύπου για τη καθημερινή ενημέρωση των Μ.Μ.Ε. με δελτία τύπου, συνεντεύξεις κ.λ.π.

7. ΠΡΟΒΟΛΗ ΔΙΟΡΓΑΝΩΣΗΣ:

Ο διοργανωτής είναι υποχρεωμένος να μεριμνήσει για την προβολή της διοργάνωσης με τον καλύτερο τρόπο (εκτύπωση αφισών, ανάρτηση πανώ, Μ.Μ.Ε.).

8. ΑΓΩΝΙΣΤΙΚΟΣ ΧΩΡΟΣ

- ΑΙΘΟΥΣΑ ΑΓΩΝΩΝ:

Τουλάχιστον 500 τμ, αν είναι δυνατόν ενιαία, κλιματιζόμενη, με καλό φωτισμό και χωρίς ενοχλητικούς περιβαλλοντικούς θορύβους. Να υπάρχει πρόβλεψη για θεατές στον αγωνιστικό χώρο ( διαχωρισμός περιοχής παικτών με σκοινιά), τουλάχιστον για τη φάση της έναρξης των παρτίδων.

- ΑΙΘΟΥΣΑ ΑΝΑΛΥΣΕΩΝ:

Ένα χώρο αναλύσεων με τουλάχιστον 15 τραπέζια με σκακιέρες, σε ικανοποιητική απόσταση από τον χώρο αγώνων.

- ΓΡΑΦΕΙΑ:

Ιδιαίτερα γραφεία για τη γραμματεία αγώνων, τον επικεφαλής διαιτητή, το γραφείο τύπου, το Internet και το Bulletin.

- ΑΙΘΟΥΣΑ ΑΝΑΜΟΝΗΣ ΣΥΝΟΔΩΝ:

Χώρο αναμονής για 250 περίπου άτομα σε κοντινή απόσταση από την αίθουσα αγώνων.

- ΒΟΗΘΗΤΙΚΟΙ ΧΩΡΟΙ:

Επάρκεια σε τουαλέτες, κυλικείο.

9. ΞΕΝΟΔΟΧΕΙΑ:

Για τουλάχιστον 600 άτομα (ισχύει για περιπτώσεις εκτός Αθηνών / Θεσσαλονίκης):

Τουλάχιστον τριών (3) αστέρων με δωμάτια (μονόκλινα, δίκλινα και τρίκλινα) που να διαθέτουν οπωσδήποτε :

o Κλιματισμό.

o Ζεστό νερό συνεχώς

o Τηλεφωνική σύνδεση

o Τηλεόραση

Θα πρέπει να υπάρχει ελεύθερο (δωρεάν) internet στα δωμάτια ή τουλάχιστον στο lobby κάθε ξενοδοχείου για τις ανάγκες των σκακιστών.

10. ΣΥΓΚΟΙΝΩΝΙΑ

(ισχύει για περιπτώσεις εκτός Αθηνών/Θεσσαλονίκης):

Αν η απόσταση ενός ή περισσοτέρων ξενοδοχείων από αγωνιστικό χώρο είναι μεγαλύτερη από 800 μ. (περπάτημα περίπου 10-15 λεπτών), ο διοργανωτής είναι υποχρεωμένος να εγκαταστήσει υπηρεσία συγκοινωνίας που θα συνδέει τα ξενοδοχεία με τον αγωνιστικό χώρο, στο χρονικό διάστημα τουλάχιστον μισή ώρα πριν από την έναρξη και μέχρι μισή ώρα μετά τη λήξη των αγώνων, ώστε να εξασφαλίζεται η απρόσκοπτη και έγκαιρη μεταφορά όλων των αγωνιζόμενων από και προς τον αγωνιστικό χώρο.

Η παραπάνω συγκοινωνιακή σύνδεση θα προσφέρεται δωρεάν σε κάθε πρόσωπο που συνδέεται με τους αγώνες (αθλητές, συνοδοί, διαιτητές, προσωπικό της διοργάνωσης, κ.λ.π.), στη δε προσφορά του διοργανωτή θα περιλαμβάνεται συγκεκριμένο χρονοδιάγραμμα σύνδεσης και θα διασφαλίζεται ρητά η λειτουργία του συστήματος συγκοινωνίας.

11. ΔΙΑΤΡΟΦΗ

(ισχύει για περιπτώσεις εκτός Αθηνών/Θεσσαλονίκης) :

Το εστιατόριο του ξενοδοχείου να καλύπτει τις ανάγκες 600 τουλάχιστον ατόμων. Το γεύμα και το δείπνο με μπουφέ τριών τουλάχιστον φαγητών. εφάμιλλο των προδιαγραφών του ξενοδοχείου.

Οι ώρες του πρωινού, γεύματος και δείπνου θα καθορισθούν από την ΕΣΟ.

12. ΔΙΟΡΓΑΝΩΤΙΚΕΣ ΔΑΠΑΝΕΣ:

Ο διοργανωτής σε κάθε περίπτωση αναλαμβάνει να καλύψει τις παρακάτω δαπάνες και υποχρεώσεις:

- Πλήρη φιλοξενία (διαμονή – διατροφή) των 169 προκριμένων σκακιστών και σκακιστριών.

- Δαπάνες οδοιπορικών επιθεώρησης εγκαταστάσεων (φιλοξενία).

- Μεταφορά, πλήρη φιλοξενία και αμοιβή όλου του προσωπικού (διαιτητές, γραμματεία, Internet, bulletin, γραφείο τύπου κ.λ.π. Οι Διαιτητές αμείβονται το ελάχιστον με βάση τη κατηγορία τους και τον αριθμό των γύρων του Πρωταθλήματος. Ο Βοηθός Επικεφαλής Διαιτητής αμείβεται με 20% επιπλέον και ο Επικεφαλής Διαιτητής με 50% επιπλέον.)

- Πλήρη φιλοξενία τριών μελών του ΔΣ της ΕΣΟ (εποπτεία διοργάνωσης – εκπροσώπηση), σε μονόκλινα δωμάτια.

- Πλήρη φιλοξενία Παρατηρητή Αγώνων σε μονόκλινο δωμάτια.

- Διάθεση αιθουσών.

- Εξεύρεση και μεταφορά υλικού.

- Έντυπο υλικό διοργάνωσης (Αφίσσες, πανώ, παρτιδόφυλλα, γραφική ύλη, κ.λ.π.)

- Έκδοση bulletin, ενημέρωση Μ.Μ.Ε και ζωντανή μετάδοση παρτίδων στο διαδίκτυο.

- Αγορά επάθλων (κύπελλα, μετάλλια κλπ.).

- Τελετές έναρξης (προαιρετικά) – λήξης.

13. ΠΡΟΣΦΟΡΕΣ

Οι  προσφορές υποβάλλονται σφραγισμένες  στην  προθεσμία  που ορίζεται στη συνέχεια. Η αποσφράγιση και αξιολόγηση τους θα γίνει από την αρμόδια Επιτροπή αμέσως μετά τη λήξη της προθεσμίας υποβολής τους. 

Οι προσφορές θα περιλαμβάνουν  αναλυτικά τις προσφερόμενες παροχές.

Κάθε προσφορά πρέπει να κατατεθεί μέχρι και την Τετάρτη 06 Απριλίου 2011 και ώρα 18.00΄ στην ΕΣΟ και να συνοδεύεται από παράβολο συμμετοχής ύψους 100 ευρώ καταβλητέο με οποιονδήποτε από τους αποδεκτούς τρόπους καταβολής παραβόλου (απευθείας στην ΕΣΟ, επί αποδείξει στο λογαριασμό τραπέζης της ΕΣΟ: ΕΤΕ 080/480580-13 ή με ταχυδρομική επιταγή) που εκπίπτει υπέρ της ΕΣΟ. Διευκρινίζεται ότι όσοι υποψήφιοι διοργανωτές έχουν ήδη καταθέσει παράβολο για τη συγκεκριμένη διοργάνωση εξαιρούνται από την υποχρέωση καταβολής νέου παραβόλου.

Οι τιμές που θα πληρώσουν οι συμμετέχοντες για τη διαμονή τους (με πλήρη διατροφή) είναι καθορισμένες και είναι οι εξής ανά κατηγορία ξενοδοχείου:

• 3 αστέρων

2κλινο 43 / άτομο / διανυκτέρευση

3κλινο 40 / άτομο / διανυκτέρευση

• 4 αστέρων

2κλινο 49 / άτομο / διανυκτέρευση

3κλινο 46 / άτομο / διανυκτέρευση

• 5 αστέρων

2κλινο 55 / άτομο / διανυκτέρευση

3κλινο 52 / άτομο / διανυκτέρευση

Η αξιολόγηση των προσφορών θα γίνει από την Επιτροπή Αξιολόγησης Προσφορών της ΕΣΟ με συνεκτίμηση των παρακάτω αναγραφομένων κριτηρίων και  αφού διενεργηθεί έλεγχος του χώρου, εάν υπάρχει τέτοια ανάγκη, από την επιτροπή. Η επιτροπή θα εκδώσει πλήρως αιτιολογημένη απόφαση για το αποτέλεσμα της αξιολόγησής της :

· Ενιαίο (όσο είναι δυνατόν) ξενοδοχειακό συγκρότημα για τη διαμονή όλων και την τέλεση των αγώνων.

· Αγωνιστικός χώρος μεγαλύτερος από 500 τμ στο ίδιο κτήριο του ξενοδοχειακού συγκροτήματος.

· Περιφερειακοί χώροι (σαλόνια, καφετέριες) ικανοί να εξασφαλίσουν την άνετη παραμονή γονέων και συνοδών, κοντά στον αγωνιστικό χώρο.       

· Η ποιότητα των τεχνικών και διοργανωτικών συνθηκών.

· Ο προγραμματισμός παράλληλων εκδηλώσεων (διαλέξεις, σιμουλτανέ, σεμινάρια, εκθέσεις κλπ.).

· Συνολικό μέσο εκτιμόμενο κόστος για μια τυπική τριμελή οικογένεια.

· Μεταξύ περίπου ισάξιων  προσφορών θα προτιμηθεί η προσφορά με την ανώτερη κατηγορία

      ξενοδοχείου.

14. ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΑ

- Μετά την ανάθεση της διοργάνωσης πρέπει εντός 3 εργασίμων ημερών να κατατεθεί εγγυητική επιστολή ή απ΄ ευθείας κατάθεση στο λογαριασμό της ΕΣΟ ποσού 2.500 ευρώ. Σε περίπτωση που οι διοργανώσεις των πανελληνίων ατομικών νεανικών πρωταθλημάτων και του διασυλλογικού πρωταθλήματος Α’ εθνικής ανατεθούν «πακέτο» στον ίδιο διοργανωτή, το ποσό της εγγύησης ανέρχεται σε 4.000 ευρώ. Η εγγύηση επιστρέφεται μετά την έγκριση του απολογισμού της διοργάνωσης από το ΔΣ της ΕΣΟ (με την αίρεση της παρ. 15 περί απολογισμού και καλής εκτέλεσης της διοργάνωσης) και αφού προσκομίσει βεβαίωση ότι δεν υπάρχει καμμία οικονομική εκκρεμότητα σχετικά με τη διοργάνωση.

- Επιτρέπεται διάρκεια δεσμευτικής προσφοράς για περισσότερα από ένα χρόνια.

- Τα παράβολα συμμετοχής των αθλητών ανήκουν στην ΕΣΟ, εκτός αν η προσφορά προτείνει κάτι διαφορετικό και αυτό συμφωνηθεί από το ΔΣ της ΕΣΟ.

- Στην προσφορά επιτρέπεται να συμπεριλαμβάνεται η ενίσχυση των σκοπών της ΕΣΟ με εισφορά σε χρήμα, είδος ή παροχή υπηρεσιών.

- Η Ε.Σ.Ο. προκρίνει την ανάληψη της διοργάνωσης αυτής μαζί και του 39^ου Πανελλήνιου Ομαδικού Πρωταθλήματος Α’ Εθνικής 2011, από τον ίδιο διοργανωτή.

- Η Ε.Σ.Ο. δεν δεσμεύεται να αναθέσει τη διοργάνωση εάν εκτιμήσει ότι δεν πληρούνται καθοριστικές παράμετροι των προδιαγραφών.

15. ΑΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΔΙΟΡΓΑΝΩΣΗΣ

Μετά το πέρας της διοργάνωσης κατατίθεται, εντός 5 εργασίμων ημερών, στο ΔΣ της ΕΣΟ έκθεση του παρατηρητή, του Διευθυντή Αγώνων και του διοργανωτή, με ταυτόχρονη κοινοποίηση στην Επιτροπή αξιολόγησης

Το ΔΣ στην επόμενη συνεδρίασή του εξετάζει τον απολογισμό της διοργάνωσης και σε περίπτωση μη καλής εκτέλεσής της σύμφωνα με την προσφορά, διατηρεί το δικαίωμα να επιβάλλει ποινική ρήτρα στο διοργανωτή, η οποία αν είναι οικονομικής φύσης θα παρακρατηθεί από την καταβληθείσα εγγύηση. Το ύψος της παρακράτησης θα αποφασιστεί ύστερα από εισήγηση της Επιτροπής Αξιολόγησης Προσφορών.

16. ΔΙΑΦΟΡΑ

Τονίζεται ρητά ότι κάθε υποψήφιος διοργανωτής μπορεί να καταθέσει μόνο μια πρόταση για τη συγκεκριμένη διοργάνωση (δεν επιτρέπονται εναλλακτικές προτάσεις για την ίδια διοργάνωση από τον ίδιο διοργανωτή).

Οι αναφερόμενοι όροι θεωρούνται ανεπιφύλακτα αποδεκτοί, πλέον των οποιωνδήποτε προσθέτων προσφορών του διοργανωτή. Στην προσφορά θα πρέπει να αναφέρεται ρητά ότι «αποδεχόμαστε πλήρως και ανεπιφύλακτα τους όρους των προδιαγραφών».

Ο διοργανωτής είναι υποχρεωμένος να συμπεριλάβει στην οργανωτική επιτροπή που θα συστήσει τα 3 μέλη του ΔΣ που θα φιλοξενηθούν κατά την διάρκεια των αγώνων και θα έχουν συγκεκριμένες αρμοδιότητες (καθορισμένες από το ΔΣ της ΕΣΟ) για της στήριξή της διοργάνωσης.