39ο
ΠΑΝΕΛΛΗΝΙΟ ΟΜΑΔΙΚΟ ΠΡΩΤΑΘΛΗΜΑ Α’ ΕΘΝΙΚΗΣ ΚΑΤΗΓΟΡΙΑΣ
ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΔΙΟΡΓΑΝΩΣΗΣ
Οι
ενδιαφερόμενοι φορείς (ενώσεις, τοπικές επιτροπές, σύλλογοι, κτλ.) θα πρέπει να
εξασφαλίσουν:
1.
ΠΡΟΣΩΠΙΚΟ:
-
Διαιτητικό Προσωπικό [Συνολικά, 22 τουλάχιστον διαιτητές]
- 1 επικεφαλής διαιτητή (chief arbiter)
- 1 βοηθό επικεφαλής
- 1 για τις κληρώσεις (αγόρια – κορίτσια).
- 1 διαιτητή ανά συνάντηση (17 διαιτητές)
- 2 διαιτητές επιπλέον,
-
Προσωπικό
μηχανογράφησης της διοργάνωσης
- 4 άτομα (internet,
bulletin, γραφείο τύπου κλπ).
Γενικά,
μαζί με τους υπεύθυνους διοικητικής μέριμνας (γραμματεία, διευθυντής αγώνων,
παρατηρητής αγώνων κ.λ.π), το προσωπικό θα είναι τουλάχιστον 26-28 άτομα.
Ο επικεφαλής διαιτητής και οι υπεύθυνοι κληρώσεων ορίζονται
από την ΚΕΔ.
Οι υπόλοιποι διαιτητές ορίζονται από την ΚΕΔ,
λαμβάνοντας υπ όψη τη γνώμη του Επικεφαλής Διαιτητή καθώς και τις τυχόν
προτάσεις του διοργανωτή.
Το υπόλοιπο προσωπικό ορίζεται από τον διοργανωτή, με
τη σύμφωνη γνώμη της ΕΣΟ.
Ο διευθυντής αγώνων ορίζεται από τον διοργανωτή, με τη
σύμφωνη γνώμη της ΕΣΟ.
Ο παρατηρητής των αγώνων ορίζεται από το Δ.Σ. της ΕΣΟ
και έχει ως αποκλειστική αρμοδιότητα τον έλεγχο και την παρακολούθηση της
εκτέλεσης των όρων της συμφωνίας ανάθεσης για τη διοργάνωση καθ’ όλη τη
διάρκεια των αγώνων.
Είναι
απαραίτητη η παρουσία ιατρού των αγώνων με μέριμνα του διοργανωτή ενώ πρέπει
απαραιτήτως να υπάρχει στο χώρο των αγώνων φαρμακείο άμεσης ανάγκης και σε
εμφανές μέρος να αναγράφεται το ονοματεπώνυμο και το τηλέφωνο του ιατρού.
Το Δ.Σ. της Ε.Σ.Ο διατηρεί το δικαίωμα ορισμού
Τεχνικού Διευθυντή των αγώνων, ο οποίος θα έχει την αρμοδιότητα επίλυσης
τεχνικών θεμάτων της διοργάνωσης και υποβοήθησης του έργου του Επικεφαλής
Διαιτητή και του Διευθυντή Αγώνων. Τα έξοδα του Τεχνικού Διευθυντή των αγώνων
(μεταφορά, πλήρης φιλοξενία, αμοιβή) θα καλύπτονται εξολοκλήρου από τον
διοργανωτή.
2.
ΥΛΙΚΟ:
Ο διοργανωτής πρέπει να μεριμνήσει για την μεταφορά με
δικά του έξοδα όλου του απαραίτητου υλικού και εξοπλισμού που διατίθεται από
την Ομοσπονδία (τουλάχιστον 150 χρονόμετρα, 150 σετ σκακιέρες και κομμάτια).
Επιπλέον πρέπει να μεριμνήσει για καρέκλες και
τραπέζια για 330 περίπου άτομα (παίκτες, προσωπικό).
3.
ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΣΗ:
Ο διοργανωτής είναι υποχρεωμένος να έχει πλήρη
μηχανογραφική υποστήριξη στη διάθεση του επικεφαλής διαιτητή, της Γραμματείας,
του γραφείου τύπου, του bulletin και του Internet ( Ηλεκτρονικoί Υπολογιστές,
Εκτυπωτές, Φωτοτυπικά, Fax , κ.λ.π ).
4.
BULLETIN:
Ο διοργανωτής είναι υποχρεωμένος να εκδίδει bulletin
ανά γύρο, που να περιέχει όλες τις
παιγμένες παρτίδες . Τα τεύχη του bulletin θα διανέμονται δωρεάν σε
όλες τις ομάδες που συμμετέχουν στους αγώνες,( 5 bulletin ανά ομάδα ), ενώ επιπλέον τεύχη είναι δυνατόν να
διατίθενται επί πληρωμή. Τυχόν διάθεση CD η
αποθηκευτικού μέσου USB, με παρτίδες και άλλα στοιχεία της διοργάνωσης θα
προσμετρήσει στην προσφορά του διοργανωτή.
5.
INTERNET- ΖΩΝΤΑΝΗ ΚΑΛΥΨΗ ΠΑΡΤΙΔΩΝ:
Ο διοργανωτής είναι
υποχρεωμένος να μεταδίδει ζωντανά στο διαδίκτυο, μέσα από την επίσημη
ιστοσελίδα της Ομοσπονδίας, τουλάχιστον 24 παρτίδες ανά γύρο πρωταθλήματος,
Επίσης είναι υποχρεωμένος να διαμορφώσει στην ίδια ιστοσελίδα ειδικό υποσέλιδο
για το πρωτάθλημα με αναλυτικά αποτελέσματα, βαθμολογίες, και τις παρτίδες κάθε
γύρου, τουλάχιστον αυτές που μεταδίδονται ζωντανά κ.λ.π.
6.
ΓΡΑΦΕΙΟ ΤΥΠΟΥ:
Ο διοργανωτής είναι υποχρεωμένος να στελεχώσει γραφείο
τύπου για τη καθημερινή ενημέρωση των Μ.Μ.Ε. με δελτία τύπου, συνεντεύξεις
κ.λ.π.
7.
ΠΡΟΒΟΛΗ ΔΙΟΡΓΑΝΩΣΗΣ:
Ο διοργανωτής είναι υποχρεωμένος να μεριμνήσει για την
προβολή της διοργάνωσης με τον καλύτερο τρόπο (εκτύπωση αφισών, ανάρτηση πανώ,
Μ.Μ.Ε.).
8.
ΑΓΩΝΙΣΤΙΚΟΣ ΧΩΡΟΣ
-
ΑΙΘΟΥΣΑ ΑΓΩΝΩΝ:
Τουλάχιστον 650 τμ, αν είναι
δυνατόν ενιαία, κλιματιζόμενη, με καλό φωτισμό και χωρίς
ενοχλητικούς
περιβαλλοντικούς θορύβους.
Πρόβλεψη για πίνακα συνολικού αποτελέσματος (σκορ) ανά συνάντηση (συνολικά 17
το πλέον τέτοιοι πίνακες, τοποθετημένοι σε ευδιάκριτο από τους αθλητές χώρο)
και πρόβλεψη για θεατές στον αγωνιστικό χώρο (διαχωρισμός περιοχής παικτών ).
-
ΑΙΘΟΥΣΑ
ΑΝΑΛΥΣΕΩΝ:
Ένα χώρο αναλύσεων με τουλάχιστον 15 τραπέζια με
σκακιέρες, σε ικανοποιητική απόσταση από τον χώρο αγώνων.
-
ΓΡΑΦΕΙΑ:
Ιδιαίτερα γραφεία για τη γραμματεία αγώνων, τον
επικεφαλής διαιτητή, το γραφείο τύπου, το Internet και το Bulletin.
-
ΑΙΘΟΥΣΑ ΑΝΑΜΟΝΗΣ
ΣΥΝΟΔΩΝ:
Χώρο αναμονής για 150 περίπου άτομα σε κοντινή
απόσταση από την αίθουσα αγώνων.
-
ΒΟΗΘΗΤΙΚΟΙ ΧΩΡΟΙ:
Επάρκεια σε τουαλέτες, κυλικείο.
9.
ΞΕΝΟΔΟΧΕΙΑ
Για τουλάχιστον 400-600 άτομα (ισχύει για περιπτώσεις
εκτός Αθηνών / Θεσσαλονίκης):
Τουλάχιστον
τριών (3) αστέρων με δωμάτια (μονόκλινα, δίκλινα και τρίκλινα) που να διαθέτουν
οπωσδήποτε :
o
Κλιματισμό.
o
Ζεστό νερό
συνεχώς
o
Τηλεφωνική
σύνδεση
o
Τηλεόραση
Θα πρέπει να υπάρχει ελεύθερο (δωρεάν) internet στα δωμάτια ή τουλάχιστον
στο lobby κάθε ξενοδοχείου για τις ανάγκες των σκακιστών.
10. ΣΥΓΚΟΙΝΩΝΙΑ
(ισχύει για περιπτώσεις εκτός Αθηνών/Θεσσαλονίκης):
Αν η απόσταση ενός ή περισσοτέρων ξενοδοχείων από
αγωνιστικό χώρο είναι μεγαλύτερη από 800 μ. (περπάτημα περίπου 10-15 λεπτών), ο
διοργανωτής είναι υποχρεωμένος να εγκαταστήσει υπηρεσία συγκοινωνίας που θα
συνδέει τα ξενοδοχεία με τον αγωνιστικό χώρο, στο χρονικό διάστημα τουλάχιστον
μισή ώρα πριν από την έναρξη και μέχρι μισή ώρα μετά τη λήξη των αγώνων, ώστε
να εξασφαλίζεται η απρόσκοπτη και έγκαιρη μεταφορά όλων των αγωνιζόμενων από και
προς τον αγωνιστικό χώρο.
Η παραπάνω συγκοινωνιακή σύνδεση θα προσφέρεται δωρεάν
σε κάθε πρόσωπο που συνδέεται με τους αγώνες (αθλητές, συνοδοί, διαιτητές,
προσωπικό της διοργάνωσης, κ.λ.π.), στη δε προσφορά του διοργανωτή θα
περιλαμβάνεται συγκεκριμένο χρονοδιάγραμμα σύνδεσης και θα διασφαλίζεται ρητά η
λειτουργία του συστήματος συγκοινωνίας.
11. ΔΙΑΤΡΟΦΗ
(ισχύει για περιπτώσεις εκτός Αθηνών/Θεσσαλονίκης) :
Το εστιατόριο του
ξενοδοχείου να καλύπτει
τις ανάγκες 400-600 τουλάχιστον ατόμων.
Το γεύμα και
το δείπνο με
μπουφέ τριών τουλάχιστον φαγητών, εφάμιλλο των προδιαγραφών του
ξενοδοχείου. Επίσης πρέπει να ληφθεί μέριμνα ώστε να προσφερθεί υποχρεωτικά
γεύμα κατά την τελευταία ημέρα των αγώνων.
Οι ώρες του
πρωινού, γεύματος και
δείπνου θα καθορισθούν από την
ΕΣΟ.
12.
ΜΕΤΑΦΟΡΑ:
Προσφορά για τη μεταφορά
παικτών και συνοδών.
13.
ΔΙΟΡΓΑΝΩΤΙΚΕΣ ΔΑΠΑΝΕΣ:
Ο διοργανωτής σε κάθε
περίπτωση αναλαμβάνει να καλύψει τις
παρακάτω δαπάνες και υποχρεώσεις:
-
Καταβολή στην ΕΣΟ ποσού 15000 ευρώ για μερική κάλυψη οδοιπορικών των
ομάδων. Τα χρήματα πρέπει να κατατεθούν πριν την τελευταία ημέρα των αγώνων
-
Τη φιλοξενία της διοργάνωσης της τελικής φάσης του 29ου
Πανελλήνιου Κυπέλλου Ελλάδος για το 2011
(φιλοξενία 22 ατόμων (μαζί με τους διαιτητές), για δυο διανυκτερεύσεις (29
και 30 Ιουνίου).
-
Δαπάνες οδοιπορικών επιθεώρησης
εγκαταστάσεων (φιλοξενία).
-
Μεταφορά, πλήρη
φιλοξενία και αμοιβή όλου του προσωπικού (διαιτητές, γραμματεία, Internet,
bulletin, γραφείο τύπου κ.λ.π. Οι διαιτητές αμείβονται το ελάχιστον σύμφωνα με την κατηγορία τους και
τους γύρους του Πρωταθλήματος, ο Βοηθός Επικεφαλής Διαιτητής με 20% επιπλέον και Επικεφαλής Διαιτητής με 50% επιπλέον).
-
Διάθεση αιθουσών.
-
Εξεύρεση και μεταφορά υλικού.
-
Έντυπο υλικό διοργάνωσης ( Αφίσες, πανώ, παρτιδόφυλλα, γραφική ύλη,
κ.λ.π )
-
Έκδοση bulletin και ζωντανή μετάδοση παρτίδων στο διαδίκτυο.
-
Αγορά επάθλων (κύπελλα, μετάλλια κλπ.).
-
Τελετές έναρξης (προαιρετικά) – λήξης.
14. ΠΡΟΣΦΟΡΕΣ
Οι προσφορές υποβάλλονται
σφραγισμένες στην προθεσμία που ορίζεται στη συνέχεια. Η αποσφράγιση και
αξιολόγηση τους θα γίνει από την αρμόδια Επιτροπή αμέσως μετά τη λήξη της
προθεσμίας υποβολής τους.
Οι προσφορές θα περιλαμβάνουν αναλυτικά τις προσφερόμενες
παροχές ( πχ τις προσφερόμενες
τιμές για τα προτεινόμενα μέσα μεταφοράς).
Κάθε προσφορά πρέπει να κατατεθεί μέχρι και
την Τετάρτη
06 Απριλίου 2011 και ώρα 18.00΄ στην ΕΣΟ και να συνοδεύεται από παράβολο συμμετοχής ύψους 100 ευρώ καταβλητέο με οποιονδήποτε από τους αποδεκτούς
τρόπους καταβολής παραβόλου (απευθείας στην ΕΣΟ, επί αποδείξει στο λογαριασμό
τραπέζης της ΕΣΟ: ΕΤΕ 080/480580-13 ή με ταχυδρομική επιταγή) που εκπίπτει υπέρ
της ΕΣΟ. Διευκρινίζεται ότι όσοι υποψήφιοι διοργανωτές
έχουν ήδη καταθέσει παράβολο για τη συγκεκριμένη διοργάνωση εξαιρούνται από την
υποχρέωση καταβολής νέου παραβόλου.
Οι τιμές που θα
πληρώσουν οι συμμετέχοντες για τη διαμονή τους (με πλήρη διατροφή) είναι καθορισμένες
και είναι οι εξής ανά κατηγορία ξενοδοχείου:
• 3 αστέρων
2κλινο 39 / άτομο
/ διανυκτέρευση
3κλινο 36 / άτομο
/ διανυκτέρευση
• 4 αστέρων
2κλινο 46 / άτομο
/ διανυκτέρευση
3κλινο 43 / άτομο
/ διανυκτέρευση
• 5 αστέρων
2κλινο 52 / άτομο / διανυκτέρευση
3κλινο 49 / άτομο
/ διανυκτέρευση
Η αξιολόγηση των προσφορών θα γίνει από την
Επιτροπή Αξιολόγησης Προσφορών της ΕΣΟ με συνεκτίμηση των παρακάτω αναγραφομένων κριτηρίων και αφού
διενεργηθεί έλεγχος του χώρου, εάν υπάρχει
τέτοια ανάγκη, από την επιτροπή. Η επιτροπή θα εκδώσει πλήρως
αιτιολογημένη απόφαση για το αποτέλεσμα της αξιολόγησής της :
o
Ενιαίο
(όσο είναι δυνατόν) ξενοδοχειακό συγκρότημα για τη διαμονή όλων και την τέλεση
των αγώνων.
o
Αγωνιστικός
χώρος μεγαλύτερος από 500 τμ στο ίδιο κτήριο του ξενοδοχειακού συγκροτήματος.
o
Περιφερειακοί
χώροι (σαλόνια, καφετέριες) ικανοί να εξασφαλίσουν την άνετη παραμονή
γονέων και συνοδών, κοντά στον αγωνιστικό
χώρο.
o
Η
ποιότητα των τεχνικών και διοργανωτικών συνθηκών.
o
Ο
προγραμματισμός παράλληλων εκδηλώσεων (διαλέξεις, σιμουλτανέ, σεμινάρια,
εκθέσεις κλπ.).
o
Συνολικό
μέσο εκτιμόμενο κόστος για μια τυπική ομάδα αποτελούμενη από 10 συνολικά άτομα,
για να συμμετάσχει.
o
Μεταξύ
περίπου ισάξιων προσφορών θα προτιμηθεί η προσφορά με την ανώτερη
κατηγορία
ξενοδοχείου.
15. ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΑ
-
Μετά την ανάθεση
της διοργάνωσης πρέπει εντός 3 εργασίμων ημερών να κατατεθεί εγγυητική επιστολή
ή απ΄ ευθείας κατάθεση στο λογαριασμό της ΕΣΟ ποσού 2.500 ευρώ. Σε περίπτωση
που οι διοργανώσεις των πανελληνίων ατομικών νεανικών πρωταθλημάτων και του
διασυλλογικού πρωταθλήματος Α’ εθνικής ανατεθούν «πακέτο» στον ίδιο διοργανωτή,
το ποσό της εγγύησης ανέρχεται 4.000 ευρώ. Η εγγύηση επιστρέφεται μετά την
έγκριση του απολογισμού της διοργάνωσης από το ΔΣ της ΕΣΟ (με την αίρεση της
παρ. 16 περί απολογισμού και καλής εκτέλεσης της διοργάνωσης) και αφού
προσκομίσει βεβαίωση ότι δεν υπάρχει καμμία οικονομική εκκρεμότητα σχετικά με
τη διοργάνωση.
-
Επιτρέπεται
διάρκεια δεσμευτικής προσφοράς για περισσότερα από ένα χρόνια.
-
Τα παράβολα
συμμετοχής των αθλητών ανήκουν στην ΕΣΟ, εκτός αν η προσφορά προτείνει κάτι
διαφορετικό και αυτό συμφωνηθεί από το ΔΣ της ΕΣΟ.
- Στην προσφορά επιτρέπεται να συμπεριλαμβάνεται η ενίσχυση των σκοπών της ΕΣΟ με εισφορά σε χρήμα, είδος ή παροχή υπηρεσιών.
-
Η
Ε.Σ.Ο. προκρίνει την ανάληψη της διοργάνωσης αυτής μαζί και των Πανελλήνιων
Ατομικών Πρωταθλημάτων Παίδων – Κορασίδων
2011 (8, 10, 12, 14, & 16 ετών), από τον ίδιο διοργανωτή.
-
Η Ε.Σ.Ο.
δεν δεσμεύεται να αναθέσει τη διοργάνωση εάν εκτιμήσει ότι δεν πληρούνται
καθοριστικές παράμετροι των προδιαγραφών.
16. ΑΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ
ΔΙΟΡΓΑΝΩΣΗΣ
Μετά το πέρας της διοργάνωσης κατατίθεται, εντός 5
εργασίμων ημερών, στο ΔΣ της ΕΣΟ έκθεση του παρατηρητή, του Διευθυντή Αγώνων
και του διοργανωτή, με ταυτόχρονη κοινοποίηση στην Επιτροπή αξιολόγησης
Το ΔΣ στην επόμενη συνεδρίασή του εξετάζει τον
απολογισμό της διοργάνωσης και σε περίπτωση μη καλής εκτέλεσής της σύμφωνα με
την προσφορά, διατηρεί το δικαίωμα να επιβάλλει ποινική ρήτρα στο διοργανωτή, η
οποία αν είναι οικονομικής φύσης θα παρακρατηθεί από την καταβληθείσα εγγύηση.
Το ύψος της παρακράτησης θα αποφασιστεί ύστερα από εισήγηση της Επιτροπής
Αξιολόγησης Προσφορών.
17. ΔΙΑΦΟΡΑ
Τονίζεται
ρητά ότι κάθε υποψήφιος διοργανωτής μπορεί να καταθέσει μόνο μια πρόταση για τη
συγκεκριμένη διοργάνωση (δεν επιτρέπονται εναλλακτικές προτάσεις για την ίδια
διοργάνωση από τον ίδιο διοργανωτή).
Οι αναφερόμενοι όροι θεωρούνται ανεπιφύλακτα
αποδεκτοί, πλέον των οποιωνδήποτε προσθέτων προσφορών του διοργανωτή. Στην
προσφορά θα πρέπει να αναφέρεται ρητά ότι «αποδεχόμαστε
πλήρως και ανεπιφύλακτα τους όρους των προδιαγραφών».
Ο διοργανωτής είναι υποχρεωμένος να συμπεριλάβει στην
οργανωτική επιτροπή που θα συστήσει τα 3 μέλη του ΔΣ που θα φιλοξενηθούν κατά
την διάρκεια των αγώνων και θα έχουν συγκεκριμένες αρμοδιότητες (καθορισμένες
από το ΔΣ της ΕΣΟ) για της στήριξή της διοργάνωσης.